L’Estonie (Estonia)

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L’Etiquette en affaires – Attitudes et Valeurs

Au deb ut des années ‘90, après que l’Estonie a regagné son indépendance, les Estoniens étaient désireux à embrasser les idées et les valeurs occidentales et prêts à apprendre une approche différente dans la conduite des affaires. Leur attitude envers les affaires était dictée par leurs expériences pendant l’époque soviétique qui était directement opposée au style de l’Ouest. Les attitudes et les valeurs de la communauté estonienne des affaires sont aujourd’hui influencées par les pays scandinaves.

Attitudes envers les étrangers

L’Estonie a crée une économie de marché libre et c’est pour cela qu’elle est devenue extrêmement attractive pour les investisseurs étrangers. Cela relève partiellement d’une main d’œuvre estonienne instruite et créative et partiellement du fait que l’Estonie s’est avérée être ouverte du point de vue culturel aux interactions avec l’Ouest, mais aussi à l’immigration et aux investissements étrangers. En Janvier 2011, l’Estonie a adopté l’Euro, ce qui a simplifié le commerce avec et à travers l’Union Européenne.

Bien que l’Estonie accueille les investissements et les investisseurs étrangers, il y a encore quelques aspects culturels qui doivent être pris en compte lorsqu’on fait des affaires dans le pays. Ici, faire des affaires est une action autant très formelle que pratique et les Estoniens préfèrent séparer leur vie intime de leur vie professionnelle. Donc, contrairement à la culture des affaires américaine, le papotage est rare ou, si l’on papote, on minimalise.

L’enseignement, la formation et le placement

L’enseignement général

Le standard de l’enseignement général en Estonie est assez élevé, l’alphabétisation est forte et les gens sont instruits. Pour la plupart des Estoniens, l’éducation est le moyen de s’échapper à la pauvresse et une opportunité de trouver un bon boulot et de mener une bonne vie. Le système d’enseignement commence du niveau pré primaire (principalement dans les écoles maternelles et autres institutions préscolaires d’aide à l’enfance). L’enseignement de base obligatoire est structuré de la sorte : neuf ans d’école primaire, 4 ans d’école secondaire et de 3 à 5 ans d’enseignement supérieur.

Le système d’enseignement supérieur est quelque chose de différent. Les étudiants qui passent les examens devant les conseils académiques bénéficient d’aide financière à la formation tandis que les autres doivent payer pour leurs études. Le système estonien d’enseignement supérieur inclut tant des établissements d’enseignement supérieur que des universités. A partir de 1995, les études supérieures peuvent être suivies aussi dans quelques établissements d’enseignement professionnel. Ces établissements sont soit d’Etat, soit publiques ou privés. La responsabilité suprême pour l’administration de l’enseignement supérieur incombe au Ministère de l’Education et de la Recherche.

Le placement des étudiants

Le placement joue un rôle important dans l’enseignement estonien. Il s’agit d’une expérience d’apprentissage liée au travail, sous la direction d’un directeur d’études, dont le but est d’offrir à l’étudiant une expérience de travail réelle dans son domaine d’études. Les stages donnent aux étudiants l’opportunité d’acquérir des compétences ou des qualifications nécessaires dans le développement de leurs carrières à l’avenir.

Les étudiants estoniens ont également la possibilité d’aller étudier à l’étranger pendant un ou deux semestres dans le cadre d’un échange; à cet effet on octroie des bourses dans une grande variété de formes – à travers des programmes et des organismes internationaux, des accords de partenariat, des gouvernements et des fonds.

Les organisations d’accueil pour le placement des étudiants diffèrent – elles peuvent être des entreprises, centres de formation, centres de recherche et autres organismes, y compris des établissements d’enseignement supérieur dans un des 31 pays européens participants. Les bourses et les stages peuvent être rémunérés ou non, tandis que les autres pourraient couvrir une parties des frais – par exemple le manger, le déplacement, les courses de langue, etc.

La plupart des universités estoniennes ont adhéré au programme d’échange Erasmus pour l’enseignement supérieur qui donne l’opportunité d’étudier dans une université étrangère ou de faire un stage à l’étranger. Le programme fonctionne en partenariat avec plus de 400 universités à l’étranger. Les étudiants participant au programme bénéficient de gratuité scolaire et d’une aide financière sous forme d’allocation de voyage et subsistance. Le montant de l’aide financière est établi individuellement pour chaque année académique, les étudiants pouvant être dans la position de couvrir une partie des frais selon le niveau des coûts de la vie dans le pays accueillant.

En outre, quelques universités estoniennes (telles que l’Université de Tartu ou l’Université de Tallinn) met à disposition des étudiants un programme d’échange international combiné ISEP qui offre l’opportunité d’étudier aux Etats-Unis et dans autres pays.

Le salaire

Les placements peuvent différer comme dans beaucoup d’autres pays et pourraient être rémunérés, rémunérés partiellement ou non rémunérés.

Il y a en Estonie un niveau de salarisation minimal. Ce niveau, révisé périodiquement, établit le salaire horaire minimal et le salaire mensuel minimal. Il est interdit de payer des salaires en dessous du salaire minimum national. Tout comme dans autres pays, la date de début de votre placement, le salaire brut et les termes et les conditions d’embauche sont tous établis de concert avec l’employeur.

On applique le salaire de base; cependant, il y a en général des organismes qui offrent aussi des salaires liés aux résultats. Tout rajustement de votre salaire sera approuvé avec vous et votre employeur.

Le salaire est versé d’habitude tous les mois, la tendance étant de faire un règlement direct en banque. Il serait donc utile d’avoir déjà un compte bancaire lorsque vous commencez le travail. Vous recevrez une fiche de paie mensuelle qui individualise toutes les déductions comme les impôts, ainsi que toutes les heures payées, les primes et la rémunération supplémentaire.

Le logement

En Estonie, vous avez la possibilité de louer soit un appartement, soit une maison. Les logements locatifs peuvent être meublés ou non (plus fréquemment meublés, surtout dans le cas des appartements). L’appartement peut être loué directement du propriétaire ou par l’intermédiaire d’une agence immobilière. L’employeur ou l’organisation d’accueil pourrait aussi vous aider à trouver ou à recommander un endroit où se loger. Dans quelques endroits – en général dans les zones rurales – le logement est assuré avec le poste de travail; cela arrive habituellement à l’embauche des enseignants dans les écoles rurales et dans les cas du travail en agriculture.

Les loyers pour les appartements et les maisons diffèrent dans les diverses régions d’Estonie. Par exemple, le loyer est plus élevé dans le département de Harju (dans la capitale Tallinn) et plus bas dans les petites villes et les zones rurales éloignées des centres de la ville.

Les loyers à Tallinn peuvent partir de 130 euros par mois ou presque quatre fois cette somme là où la location, les conditions et le nombre de chambres va déterminer la valeur du loyer. Les coûts des services publics ne sont pas inclus dans le loyer et doivent être calculés en sus du montant du loyer. On demande d’habitude un dépôt de garantie qui vaut le montant d’un loyer mensuel au moins, tout comme le paiement des frais de courtier, le cas échéant. Les frais de courtage immobilier peuvent monter à un loyer mensuel.

Les visas

Les ressortissants de presque 60 pays, y compris les états membres de l’Union Européenne et de l’Espace Economique Européen, les Etats-Unis, le Canada et le Japon, n’ont pas besoin de visa pour entrer en Estonie. Autres ressortissants peuvent obtenir le visa au consulat ou à l’ambassade d’Estonie se trouvant le plus proche. Tous les étudiants acceptés par un établissement enseignant en Estonie devraient avoir un passeport valable pour toute la période des études.

Si vous êtes un étudiant international et si vous avez l’intention d’étudier en Estonie pour plus de trois mois, vous devez demander un permis de séjour. Les ressortissants des états membres de l’UE, des Etats-Unis, de la Suisse, de l’Islande, de la Norvège et du Japon peuvent demander le permis en Estonie. Si vous n’appartenez pas à cette catégorie, vous devriez contacter le consulat ou l’ambassade d’Estonie se trouvant le plus proche dans votre pays d’origine. L’obtention d’un permis de séjour peu durer jusqu’à trois mois, la durée moyenne étant de presqu’un mois.

Votre permis de séjour pour études sera d’habitude octroyé pour une période jusqu’à un an, mais jamais pour plus que la durée estimée de vos études là-bas. Si vous êtes un étudiant international et vous continuez vos études au sein du même établissement enseignant, votre permis de séjour pourrait être en général prolongé chaque année, mais seulement pour six années tout au plus.

Le coût de la vie

Les commentaires généraux des visitateurs qui ont passé du temps en Estonie attestent que les coûts y sont en général plus bas bien que les conditions de vie tendent d’être similaires à celles de l’Europe Occidentale. Une enquête auprès des diplômés faite en 2011 montre que les étudiants internationaux trouvent le coût de la vie en Estonie plus satisfaisant qu’ailleurs – il était de 24% plus haut que le taux moyen global de satisfaction en ce qui concerne les coûts de la vie.

Les estimations approximatives pour une personne de vivre à Tartu pendant un mois:

Logement, y compris le chauffage, l’électricité et l’eau : 80-120€ pour les dortoirs universitaires et 250-400€ pour les appartements à louer. Estimation de l’argent de poche, épiceries et ainsi de suite : 300-500€. Le transport en commun : 8€.

La communication en affaires

L’établissement du contact

Les habitants d’Estonie croient qu’ils possèdent la meilleure location pour les entreprises qui cherchent à dérouler des affaires entre l’Europe Occidentale et la Russie. Le gouvernement en Estonie, comme tout autre gouvernement dans le monde, a implémenté plusieurs politiques favorables aux entreprises afin d’attirer des investissements étrangers directs dans le pays. Néanmoins, il est recommandé d’appeler aux conseils d’un organisme professionnel, comme la chambre du commerce et de l’industrie, le ministère du commerce, les services consultatifs gouvernementaux et les agences comme « Enterprise Estonie ». Ces agences ont des programmes qui pouvaient s’avérer utiles, soit pour entrer en contact avec une autre entreprise, soit pour créer une entreprise nouvelle.

Comme dans le cas des autres cultures hiérarchiques, il est bien important de connaître des personnes en autorité et d’avoir d’eux des recommandations et présentations qui facilitent le contact initial.

La plupart des entreprises délèguent des représentants aux conférences, expositions et salons commerciaux, autant dans le pays qu’à l’étranger, ou ils peuvent jouir de l’opportunité d’avoir de rencontrer face-à-face les potentiels partenaires d’affaires.

Face-à-face

Dans la culture estonienne des affaires, le contact physique est mal vu. Les Estoniens ni ne gesticulent pendant les discussions, ni ne recourent aux expressions du visage.

Les directeurs d’affaires estoniens préfèrent regarder leur partenaire d’affaire dans les yeux tout en discutant les diverses possibilités de business parce que cela trahit l’intérêt du partenaire dans la conversation ou non. Les Estoniens étudient les réactions du visage. La meilleure façon de contacter quelqu’un en Estonie est de lui donner un coup de fil. Il vous faudra peut-être plusieurs appels téléphoniques puisque la réponse à un message remis par courriel pourrait prendre quelque temps. Si vous voulez vraiment résoudre une question, alors investir dans les interactions régulières et soutenues face-à-face est essentiel.

Vous ne le savez peut-être, mais le contact visuel est crucial dans toute réunion d’affaires dans ce coin du monde. Il trahit de l’intérêt dans la discussion et aussi que vous y payez attention. D’autre part, éviter le contact visuel c’est montrer peu d’intérêt et pourrait être interprété comme une tentative de cacher quelque chose ou que vous n’inspirez pas de la confiance. Les Estoniens sont connus pour le fait de cacher leurs émotions dans les débats face-à-face avec un partenaire. La communication verbale est franche et directe.

L’étiquette en affaires – Les réunions d’affaires

Les réunions d’affaires en Estonie sont d’habitude formelles. L’étiquette dit que la personne plus âgée d’une équipe doit ouvrier les procédures en faisant les présentations et en disant quelques mots. A l’inverse, le membre le plus âgé de l’autre équipe doit prendre la parole pour remercier aux hôtes et pour faire des présentations similaires. Tout papotage qu’il soit doit être court et simple.

Les présentations d’affaires doivent être précises et directes, sans des tactiques de vente trop pressantes. Etre sûr de pouvoir livrer quelque chose d’engagé sera crucial pour gagner la confiance de vos partenaires estoniens.

Il arrive assez fréquemment que plusieurs réunions prennent place avant de passer les décisions concernant les affaires. Cela relève de la nature du milieu de business estonien qui tend d’être hiérarchique et qui suppose des consultations avec les collègues plus expérimentés.

La culture des affaires en Estonie penche sur la formalité, c’est pourquoi respecter le protocole dans la conduite des affaires ici est donc crucial.

On doit toujours faire des réservations au préalable, avant que la réunion ait lieu, pour remettre l’ordre du jour à discuter. Quoique beaucoup d’Estoniens puissent parler l’anglais, l’effort de traduire toute correspondance et matériel en estonien sera apprécié.

Les formules de salut usuelles incluent un bon contact visuel suivi par une ferme poignée de main. On échange d’habitude des cartes professionnelles après la réunion. Vous vous adressez toujours aux personnes de contact estoniennes par le titre et le nom car les prénoms ne sont trop utilisés à des fins d’affaires. Puisqu’il s’agit d’une société consciente de son statut, vous devriez montrer du respect et de la déférence vers les positions de haut rang.

Dans le milieu d’affaires estonien il y a beaucoup de femmes, des tentatives de séduction légères entre les sexes dans les contextes d’affaires étant censées un comportement assez commun et inoffensif dans ce pays.

Les Estoniens sont d’habitude réservés et officiels pendant les réunions et rarement laissent voir leurs émotions. Le style de communication estonien est franc et direct, mais les Estoniens seront à la fois plus délicats pour éviter de gêner un partenaire d’affaires ou de détruire une relation. Ils peuvent sembler têtus occasionnellement, mais n’oubliez pas que la modération est très appréciée ici et n’essayez pas de vous en fâcher ou de devenir impatient. Pour en savoir plus, veuillez consulter:

L’attitude envers les rencontres d’affaires

Les réunions d’affaires ont la tendance d’être formelles, surtout dans les phases initiales d’une relation de travail, et le papotage est d’habitude coupé au minimum. Les mots introductifs sont dans la plupart des cas adressés par le plus âgé de ceux présents.

A la première réunion, les Estoniens montre une attitude officielle et réservée; il faut avoir une carte professionnelle à la portée de main, en estonien et en anglais, lorsque vous seriez présenté. La face de la carte en estonien doit être tenue face visible et indiquer votre position dans l’entreprise.

Vu la prévalence du système hiérarchique en Estonie, l’Estonien le plus âgé ou au plus haut rang dans la réunion va commencer la réunion par un discours de bienvenue, tandis que le membre le plus haut placé dans l’équipe invitée répond par un discours.

Les Estoniens n’ont pas besoin de discussions de « dégagement » à l’initiation d’une réunion. Ils conduisent la réunion selon l’ordre du jour et attaquent directement le fonds du problème.

Si vous êtes un orateur éloquent d’une voix forte, alors vous devez modérer vos gestes et baisser le ton de votre voix pour respecter le style local. Les Estoniens n’aiment pas l’attitude décontractée envers les affaires, surtout de la part des étrangers, donc vous devez prendre une mine plus officielle. Puisque les Estoniens préfèrent gérer les affaires avec leurs amis, il est recommandé de mettre à profit les opportunités de socialiser, comme les déjeuners et les dîners, pour arriver à connaître vos hôtes et pour construire une relation individuelle et personnelle avec eux.

Gardez à l’esprit qu’un accord peut être établi après plusieurs rencontres. La plupart des entreprises estoniennes sont très hiérarchiques, donc les décisions majeures sont prises par la direction. Si l’administrateur ne participe pas, la réunion ne devient automatiquement qu’un forum d’échange d’idées. On va soumettre la proposition par la suite à la direction qui va prendre une décision en fonction de celle-ci.

Les Estoniens préfèrent tous les accords sur papier, avec signature et sceau. Les ententes verbales sont valables, mais pas engageantes du point de vue légal. Les accords, les dates limites, les procédures et ainsi de suite seront tous mis sur papier soit en anglais (soit en russe) et signés par les deux parties.

Négociations

Les négociations d’affaires peuvent être bien dures en Estonie. Les Estoniens ne change pas d’opinion facilement une fois qu’ils ont décidé quoi faire. Le scepticisme acerbe est inhérent à la mentalité estonienne. Ainsi, négocier un contrat peut durer plus que dans l’Europe Occidentale. Il est important de ne pas oublier qu’un Estonien n’aime pas se sentir pressé.

La question principale est d’avoir une présentation appliqué et détaillé pendant la période des négociations. La clé du succès dans les affaires avec les Estoniens est avant tout la politesse combinée avec la compétence.

Vu leur attitude retenue et impassible, il n’est pas recommandé de laisser voir les émotions. De l’autre coté, la modestie peut être tenue pour faiblesse.

Les négociations dans les affaires sont pour les Estoniens similaires au duel et ils luttent pour gagner. Ils n’ont aucun problème de dire « NON » et n’aiment pas changer d’opinion une fois fixée. Ils ne regardent pas vers l’avenir; ils cherchent une rémunération (le bénéfice) immédiate.

Le temps investi dans la négociation dépend de l’attitude des partenaires et du domaine d’activité. La négociation dans le secteur public prend plus de temps d’habitude que dans le secteur privé.

Lors de la présentation d’un projet, rassurez-vous que vous avez fait vos recherches parce que vous devez présenter de fortes raisons pour impliquer les deux parties. L’aspect principal de l’intérêt est combien de bénéfices vaut l’affaire pour l’entreprise hôte.

Les décisions sont adoptées par la direction, donc ne vous attendez pas qu’une décision soit prise immédiatement après ou au cours des négociations. Si personne de la direction ne participe à la réunion, cela signifie que la direction doit être mise au courant sur votre proposition et qu’elle doit y penser avant de prendre une décision.

Les horaires de travail

La semaine ouvrière standard est de 40 heures, 8 heures par jour. Le travail à temps partiel dépend des heures de travail agréées. L’horaire pour les affaires est de lundi à vendredi, de 09h00 à 18h00, avec une heure de pause pour le déjeuner. Les gens du secteur privé travaillent souvent jusque tard dans la soirée, même dans le week-end. Les heures de bureau peuvent varier, donc il est utile de vérifier avant d’essayer de contacter votre partenaire.

Le vendredi est un jour plus court dans la plupart des entreprises. Les employés pourraient partir à environ 16h00 ou même plus tôt. Le midi du vendredi n’est pas le moment idéal pour faire des réunions et des visites.

Les banques ouvrent d’habitude assez tôt, à 08h00, et finissent leur programme plus tôt, tandis que les magasins sont ouverts jusqu’à 18h00 en semaine. Les pauses du midi seraient normalement brèves. Au contraire, aux déjeuners d’affaires on va rarement s’engager dans des discussions traînantes.

L’utilisation des médias sociaux spécifiques au pays

Le marché estonien des télécommunications est un des plus développés de l’Europe d’Est. En Estonie, le taux d’utilisation de l’Internet est relativement élevé et comprend l’Internet banking, divers service gouvernementaux et un taux relativement élevé de pénétration de la connexion à bande large.

A la moitié de 2012 il y avait 993,785 utilisateurs de l’Internet en Estonie ce qui vaut 77.5% de la population). La statistique montre qu’en Estonie, durant le premier trimestre de 2010, trois quarts de la population estonienne totale utilisaient les ordinateurs et l’Internet.

Les individus

Dans l’étude du projet Passeport au Commerce 2.0, on a du mal à collecter les données primaires par les médias sociaux. Donc, la recommandation principale est de s’appuyer sur les sources secondaires et de fouiller l’Internet.

Les sites sociaux les plus populaires en Estonie sont Facebook, YouTube, Twitter, MySpace, Orkut, Hot.ee et Rate.ee. Hot.ee et Rate.ee sont des sites locaux conçus et développés en Estonie. En ce qui concerne la population russophone (presque 25% de la population totale) – odnoklassniki (Одноклассники), moi mir (Мой Мир), moi kurg (Мой Круг).

Globalement, Facebook est le réseau social le plus connu, suivi par Twitter, Orkut et Rate.ee. La minorité russe est plus active dans l’utilisation des médias sociaux. Quelques enquêtes suggèrent que cette minorité fait plutôt usage fréquemment des communautés de leur propre langue, surtout odnoklassniki (Одноклассники) qui est très fréquenté par plus de 40% des utilisateurs russophones des réseaux sociaux. Neanmoins, comme dans autres pays, même les applications les plus populaires comme Facebook ou YouTube n’engagent pas chaque utilisateur des médias sociaux.

Les statistiques de Socialbakers révèlent que le taux de pénétration de Facebook en Estonie monte à environ 40% par rapport à la population du pays et à 51% par rapport au nombre d’utilisateurs de l’Internet enregistrés. Le nombre total d’utilisateurs de Facebook en Estonie dépasse 500 mille. La tranche d’âge la plus large (28%) en 2013 a été 25-34, suivie par la tranche de 18-24 qui vaut un quart de tous les utilisateurs.

Les PME

Dans l’étude du projet Passeport au Commerce 2.0, on a du mal à collecter les données primaires par les médias sociaux. Donc, la recommandation principale est de s’appuyer sur les sources secondaires et de fouiller l’Internet.

Selon les enquêtes (menées par Estonian Business School), les entreprises estoniennes viennent de commencer à utiliser les médias sociaux aux fins de leur affaire. 38% des entreprises enquêtées trouvent que le média social est extrêmement important pour leur avenir.

En Estonie, Facebook est censé avoir le plus grand potentiel pour les PME (78% utilisent Facebook pour promouvoir leur affaire, 11% Blog et 5% YouTube). Les PME trouvent que les bénéfiques primaires dans l’usage des médias sociaux sont de présenter leur entreprise aux clients, d’augmenter le nombre de visitateurs online et de développer de nouvelles relations avec les clients.