La Pologne (Poland)

L’étiquette en affaires – L’attitude envers les étrangers

Les visitateurs étrangers seront accueillis chaleureusement ; les Polonais vont faire tout leur possible pour être de bons hôtes.

Le peuple polonais est très ouvert et gentil et ressent une grande fierté en offrant l’hospitalité à ses visitateurs. Ils ont un proverbe : « L’hôte à la maison est Dieu à la maison ». Les Polonais sont très intéressés des autres cultures, donc ils sont tolérants et soucieux de savoir plus sur le style de vie d’autrui. En mémé temps, ils sont extrêmement fiers de leur nationalité et veulent partager leur culture avec les gens partout dans le monde.

Dans les réunions d’affaires, les Polonais maintiennent un professionnalisme très direct et ciblé à l’exclusion des blagues et la légèreté qui sont mises de coté pour les moments plus appropriés. Outre le milieu d’affaires formel, les Polonais ne voient rien de mal à faire des blagues au caractère racial ou sexiste, surtout à l’égard de la génération plus âgée. La rectitude politique de base n’a pas encore touché la vielle génération; pour celle-ci, la comédie n’a rien à faire avec le fait d’être sexiste ou raciste.

L’étiquette en affaires – Attitudes et valeurs

L’étiquette en affaires porte sur le comportement jugé approprié dans un cadre professionnel ; vous serez probablement plus susceptibles de laisser une impression excellente aux gens que vous rencontrez si vous démontrez une approche professionnelle.

Les attitudes et les valeurs sont les fondements qui influent notre comportement et qui nous donnent des indices sur le modèle rationnel de pensée des gens et sur ce qu’ils voient d’important.

Vous trouverez ci-dessous des conseils de base à suivre lorsque vous faites des affaires en Pologne

Le salut inclut une forte poignée de main et le contact visuel direct; s’il y a plusieurs personnes, saluez-les l’un après l’autre et non par un salut général ou par un signe de reconnaissance.
Les hommes doivent attendre que la femme leur tende la main ; les hommes polonais vont souvent baisser la main de la femme en guise de respect.
D’habitude, les Polonais ouvrent immédiatement les cadeaux qui ne devraient pas être trop couteux.
Si vous offrez des fleurs, veillez à ce que leur nombre soit impair et choisissez des fleurs chargées d’une signification culturelle, plus particulièrement les chrysanthèmes jeunes qui sont utilisés à l’enterrement et les fleurs rouges ou blanches comme les œillets et les lys.
Si vous voulez rencontrer quelqu’un, prenez un rendez-vous d’avance.
Les lettres doivent être adressées plutôt à l’entreprise qu’à la personne. Cela aide à prévenir que la lettre est retenue si le destinataire n’est pas au bureau.
On s’attend à la ponctualité qui est prise très au sérieux.
Les premiers entretiens sont réservés aux présentations parce que les Polonais veulent voir si vous êtes dignes de leur confiance ; la réunion initiale aura lieu plutôt avec un dirigeant de moyen rang qu’avec le décideur effectif.
Les Polonais sont connus pour leur franc-parler ; ainsi cherchent-ils encore à user de la diplomatie en ce qui concerne leurs opinions pour ne pas fâcher les partenaires d’affaires.
Attendez-vous à quelque bavardage et conversation de type « apprendre à se connaître » avant de passer au sujet d’affaires.
Les affaires sont menées avec lenteur. Vous devrez avoir de la patience et ne pas vous chiffonner à cause de l’adhésion stricte au protocole.
Les entreprises tendent à avoir une structure hiérarchisée dans laquelle le pouvoir décisionnel incombe aux dirigeants de l’entreprise.
Faites des présentations claires, précises et détaillées et apportez des graphiques et des chiffres pour justifier vos demandes, le cas échéant.

Maintenez toujours le contact visuel dans votre discours.

L’enseignement et la formation – L’éducation générale

Il est utile de savoir quelles sont les compétences éducationnelles et linguistiques de vos partenaires dans la planification de vos réunions et négociations. Pouvez-vous espérer de trouver quelqu’un qui parle votre langue ou faut-il contacter un interprète? Quel est le niveau général d’initiation à l’informatique?

La plupart des Polonais sont prêts à investir leur argent dans l’éducation des enfants car, pour les Polonais, plus l’on est instruit, plus les chances de trouver un bon boulot augmentent. C’est pourquoi ils sont disponibles à supporter les frais de scolarité dans un établissement privé qui dispense des cursus plus spécialisé et moins traditionnels en vue d’assurer que les étudiants développent les compétences dictées par le marché du travail. L’Ecole d’Economie de Varsovie et l’Université de Varsovie – L’Ecole de Management sont de bons exemples d’institutions modernes.

Les universités polonaises sont inscrites dans des programmes d’enseignement et de recherche tels qu’Erasmus et Leonardo qui facilitent la mobilité des étudiants entre les universités européennes. La participation dans ces programmes offre aux jeunes une opportunité excellente de gagner des connaissances et de l’expérience pratique dans autres pays membres de l’Union Européenne, tout comme des compétences essentielles pour réussir à s’imposer sur le marché européen du travail en évolution.

Les directeurs polonais sont bien instruits, beaucoup d’eux ont suivi des études approfondies et une bonne partie des jeunes dirigeants polonais ont poursuit des cursus postuniversitaires dans les pays occidentaux. La plupart des directeurs sont compétents en informatique et même les plus âgés ont investi des efforts pour acquérir des compétences à l’informatique.

Le placement étudiant

Le placement est l’action de placer un étudiant dans une entreprise pour un travail temporaire ou dans un milieu de recherche pour l’aider à gagner de l’expérience extrêmement précieuse qui lui sera utile à la longue.

Il y a plusieurs types de placement : le stage en entreprise, le stage d’études et la mobilité étudiante. Certaines entreprises ont leur propre département en charge des placements qui contribue à l’intégration des nouveaux employés au sein de l’entreprise. Ce département peut également aider à l’accomplissement des formalités, surtout lorsque le candidat vient d’un autre pays. Les stages sont fournis par les agences externes et les départements des universités et la plupart des opportunités de placement sont postées sur l’Internet ou diffusées par les centres d’orientation professionnelle. En fait, la plupart des universités ont des centres d’orientation qui appuient et aident les étudiants avec les demandes de placement et qui leur offrent du soutien dans la recherche d’un travail qui complémente leurs études ou d’une position permanente après la fin de leurs études.

Les placements sont une nouveauté pour la majorité des compagnies polonaises qui essayent de les intégrer dans leur stratégie visant l’embauche de nouveaux employés possédant une qualification. Beaucoup d’entreprises tentent aujourd’hui d’attirer les étudiants en fréquentant les journées ouvertes des universités dans tout le pays. Ces évènements sont utiles tant à l’entreprise qu’à l’étudiant parce qu’ils leur donnent l’occasion de discuter les possibilités de travailler ensemble et ce que l’un peut attendre de l’autre.

Les aspects pratiques

Les besoins pratiques d’un étudiant local seront largement inférieurs à ceux d’un étudiant étranger et la négociation du stage ne serait d’habitude limitée qu’au salaire et à la durée du stage. L’étudiant étranger doit étudier les aspects liés au logement, permis de travail (le cas échéant), l’assurance et l’assistance médicale, les taxes, les frais bancaires et ainsi de suite avant de déposer sa demande de placement.

Le salaire

La rémunération devrait être établie avant le début du placement par une convention entre vous et l’entreprise accueillante. Certains pays ont adopté un tarif horaire minimal qui s’applique dans presque toutes les situations de travail. Vous devriez aussi vous renseigner auprès votre entreprise sur le régime fiscal, si l’entreprise verse l’impôt sur le revenu ou la cotisation de sécurité sociale, y compris l’assurance maladie et les bénéfices.

Le logement

La majorité des universités nationales offrent aux étudiants locaux et étrangers des foyers ou des auberges. Ce type de logement coûte en général moins que l’appartement loué sur le marché privé. Quelques entreprises pourraient aussi mettre à la disposition de leurs employés du logement moins coûteux sous forme de bénéfices octroyés pour compenser un salaire inférieur.

Les visas

Les ressortissants de l’Union Européenne sont en droit d’entrer en et sortir de Pologne sans visa. Les citoyens américains peuvent rester en Pologne 90 jours sans visa tout au plus, à moins qu’ils n’aient l’intention d’y travailler ou étudier. La grande partie des visitateurs dans le reste du monde devra demander le visa, sauf dans le cas où il a été conclu un accord entre les deux pays.

Les permis de séjour temporaire sont disponibles à ceux qui souhaitent rester en Pologne plus de 90 jours et qui peuvent satisfaire certaines exigences du gouvernement.

Le coût de la vie

Le coût de la vie diffère entre les pays et n’est pas comparable. C’est pourquoi une certaine recherche sur l’endroit où vous voulez aller est très importante. Le niveau de vie en Pologne est comparable à celui d’autres pays de l’Europe Centrale et de l’Est, mais en tout cas plus bas que celui des pays occidentaux. Les étudiants admis en stage en Pologne devraient visiter les sites web ci-dessous pour se faire une idée sur les prix des produits de tous les jours :

http://www.numbeo.com/cost-of-living/country_result.jsp?country=Poland (Numbeo)

http://www.internations.org/poland-expats/guide?utm_source=google_adwords&utm_medium=cpc&utm_term=cost_of_living_in_poland&utm_content=Cost_of_Living&utm_campaign=Guide_PL_Poland

(InterNations)

La monnaie et le système bancaire

Le « Zloty » est l’unité monétaire sous-divisée en 100 « groszy » et symbolisée par « zl ».

La Pologne a plusieurs banques commerciales et caisses d’épargnes, beaucoup d’eux se trouvant dans la propriété des banques étrangères. PKO Bank Polski est la plus grande banque en Pologne, avec un capital majoritaire polonais dont une partie importante revient au gouvernement polonais. Il n’y a pas d’exigence unitaire pour ouvrir un compte bancaire en Pologne et les banques peuvent demander de divers documents dans le processus. Les documents clé demandés par les banques sont le passeport et une preuve de son adresse en Pologne. Les frais et les facilites bancaires varient selon la banque et le type de compte. Il est aussi important de retenir que les banques ont un horaire de travail différent, quoi que la plupart des succursales ouvrent de 10h00 à 16h00 dans la semaine.

Assurance, santé et sécurité sociale

Le système de soins de santé en Pologne est un système d’Etat, bien que des hôpitaux privés surgissent régulièrement. Chaque ressortissant de l’UE venu en Pologne pour un court séjour a le droit de bénéficier des services de santé ci-dessous, selon les règles de l’EEE:

Soins de santé primaires
Soins ambulatoires de spécialité
Soins hospitaliers
Soins dentaires
Services de secours et transport en ambulance

Vous devez posséder un formulaire de type E 111 déposé dans leur pays et une carte européenne d’assurance maladie (EHIC). Le titulaire d’un de ces documents sera prodigué des soins de santé gratuitement par les fournisseurs de santé qui ont établi un contrat applicable avec NFZ (la caisse d’assurance maladie de l’Etat).

Faute de ces documents, vous devez supporter vous-mêmes le coût du traitement. La même obligation s’applique pour le traitement administré par une unité de soins de santé qui n’a pas de contrat en place avec NFZ.

La sécurité

La Pologne a plusieurs lignes de services d’urgence : 999 pour le service d’ambulance (disponible seulement en polonais) et 112 (service dispensé en langues étrangers), 997 pour la Police, 998 pour la brigade de pompiers. Si vous utilisez un téléphone mobile, vous devez appeler premièrement le code de la région, 22 pour Varsovie et 12 pour Cracovie.
La tension électrique est 220 V; 50 Hz.
L’eau courante est potable.

Les limites de vitesse sont 50 km/h dans les régions peuplées; 90 km/h en dehors des régions peuplées, 110km/h sur l’autoroute et 130 km/h sur la route expresse.

Etablir le contact

Les compagnies étrangères intéressées de faire des investissements en Pologne peuvent obtenir des informations relevantes auprès les associations d’affaires locales. Par exemple, vous pouvez commencer avec la Chambre de Commerce Britannico-Polonaise (http://www.bpcc.org.pl) (polonaise, anglais) et la Chambre de Commerce Tchèque-Polonaise (http://www.opolsku.cz) (polonais, tchèque).

En se rapprochant a la compagnie polonaise pour la première fois, il est recommandé d’utiliser la communication par écrit afin d’éloigner le risque de malentendu et d’éviter les difficultés que les autres moyens de communication pourraient générer. A la réception d’une réponse, il sera possible pour vous de mesurer s’il y a un dirigeant qui parle l’anglais et comment procéder le mieux pour demander un entretien face-à-face.

Les expositions internationales sont très utiles aussi à trouver et à établir les premiers contacts. Les plus fameuses sont : Le salon international de Poznan (http://www.mtp.pl/en), Le salon international de Gdansk (http://www.mtgsa.com.pl), Le salon international de Katowice (http://www.mtk.katowice.pl) et le salon international de Szczecin (http://www.mts.pl); tous dispensés en polonais, anglais, allemand et russe.

Face – à – Face

Les gens d’affaires polonaise sont en général formels et modérément calmes. Ainsi, leur comportement dans la communication est susceptible d’être plus réservé pendant un premier entretien.

Les aspects importants liés aux affaires doivent être discutés en personne et les visites fréquentes et coups de fils sont essentiaux pour établir la relation d’affaires et la base pour une convention écrite.

Les Polonais maintiennent le contact visuel et exigent une longueur de bras environ d’espace personnel pour se sentir confortable. Ils dissent d’habitude ce qu’ils pensent et arrivent directement au fait. Ils ne font vraiment pas de plaisanteries à la première réunion; les blagues sont laissées pour des occasions plus sociales. Les Polonais ne parlent pas en général d’une voix forte, mais ils sont sûrs d’eux et déterminés quand même.

L’étiquette en affaires – Les réunions d’affaires

Lors d’une rencontre d’affaires dans un pays étranger, il est recommandé de se demander quelques questions qui seront utiles dans la préparation de la réunion et aussi de se rappeler d’être attentifs aux différences culturelles :

Quelles sont les attitudes locales envers les affaires?
Quelle serait la manière d’organiser une réunion?
Comment saluer les gens?
Comment gérer la réunion?
Que penser pendant les négociations?
Quoi faire après la réunion?

Les attitudes envers les entretiens d’affaires

Le style polonais de gestion est très hiérarchique, donc il faut mieux être sûr de rencontrer le décideur approprié et non une personne subordonnée au directeur général. Cela aide à accélérer le processus décisionnel.

Payer une visite aux femmes occupant des positions exécutives peut être traité de manière différente par leurs contreparties masculines plus ages qui ont adopté un comportement plus traditionnel, par exemple faire le baise-main aux femmes lors de la présentation. Cependant, les femmes d’affaires peuvent sentir qu’elles sont prises de haut. Peu de femmes ont réussi à occuper des positions fortes dans le monde des affaires ; de l’autre part, beaucoup de gens ne sont pas habitués à traiter avec les femmes sur le pied d’égalité.

Pendant la réunion d’affaires, les Polonais sont susceptibles de ne pas cacher leurs émotions, surtout lorsqu’ils sont irrités, frustrés ou fâchés. Les visitateurs étrangers devraient être conscients du fait qu’il est donc normal de voir une telle franchise et qu’ils ne doivent pas être surpris ou offensés à cause de cela. En effet, une attitude de condescendance, une mentalité de type « je suis le seul à savoir ce qui est bon » et l’obstination seront mal reçues et cela va plus souvent priver la personne de contacts d’affaires essentiels.

Vous devriez éviter les blagues lors d’un premier entretien et se concentrer sur la présentation des données de base, des faits et des détails techniques.

La visite initiale tend à être bien courte parce que les hommes d’affaires polonais souhaitent voir quel est le but de la visite et quel type de relation espère l’interlocuteur de développer, avant qu’ils prennent une décision là-dessus. Ils peuvent même demander d’avance quels sont les prix.

Selon toute probabilité, ils vous feront voir (les visitateurs) qu’ils ne possèdent pas l’argent pour acheter vos produits ou services, mais qu’ils sont néanmoins prêts à discuter les solutions alternatives, par exemple la création d’une entreprise commune ou leur disponibilité d’agir en qualité de représentant en votre nom.

Toutes les pièces écrites, même les cartes de remerciement, devraient être traduites en polonais.

L’organisation de la réunion

Il est très important d’annoncer à l’entreprise polonaise votre visite à l’arrivée dans le pays afin d’avoir la réunion confirmée. En général, il faut le faire un jour avant votre rendez-vous.

Les meilleurs moments pour établir une réunion d’affaires sont le matin entre 10h00 et 12h00 et l’après-midi entre 14h00 et 16h00. La meilleure période pour faire des affaires en Pologne est l’intervalle Septembre – Mai. Evitez les mois de Juin, Juillet et Août, dans la mesure du possible, pour ne pas entrer en conflit avec les vacances d’été de vos contreparties polonaises.

Si la réunion est planifiée au matin, on vous offrira d’habitude du café ou du thé et des biscuits. Ne soyez pas surpris dans les réunions d’après-midi de se voir servis une boisson alcoolisée telle que le cognac. Vous devriez accepter la boisson pour ne pas offenser vote hôte, sans la boire toute, seulement une petite gorgée. Si vous anticipez des difficultés linguistiques, laissez-vous aidés par un interprète pendant la réunion.

La conduite de la réunion

Dans les discussions d’affaires, les Polonais vont passer assez rapidement aux sujets importants. Les présentations ne doivent pas être sophistiquées, mais claires et faciles à comprendre. La présentation en anglais est bonne tant qu’elle est accompagnée par les documents justificatifs en polonais, dans la mesure du possible.

Il est important d’apporter des échantillons démonstratifs pendant votre entretien en Pologne ou de les envoyer à un potentiel acheteur/agent afin de susciter son intérêt. Tout bien expédié est sujet aux procédures douanières internationales normales.

La négociation

La communication dans la société polonaise est peu contextuelle, c’est-à-dire que les Polonais parlent d’habitude franchement et peuvent être bien directs lorsqu’il s’agit de dire « non ».

Les hommes d’affaires polonais sont souvent orientés vers la relation et la transaction dans les affaires, une combinaison assez rare de traits culturels. Quoique la construction des relations fortes soit importante, les négociateurs polonais inclinent à être francs à la table de négociation.

Ne soyez jamais condescendants ou ne lancez jamais un ultimatum parce que la négociation n’est pas caractéristique au style polonais. Ne haussez pas la voix et ne mettez pas le poing sur la table pendant les négociations ; au contraire, soyez préparés aux négociations tant amicales que ciblées.

Maintenez le contact visuel et le regard direct sur la table de négociation qui est moins intense que dans les pays du Proche-Orient et de l’Occident, mais plus direct que dans l’Asie de l’Est et du Sud-Est.

Le temps nécessaire à la négociation dépend des attitudes des deux parties et du degré de souplesse que chaque partie est prête à éprouver.

Le processus de négociation dure plus d’habitude dans le secteur gouvernemental ou public que dans les transactions privées.

Toutes les décisions importantes seront finalement prises par les premiers dirigeants ou par le propriétaire de l’entreprise.

L’horaire de travail

L’horaire normal de travail commence à 08h00 et finit à 16h00 dans la semaine et dure de 08h00 à 14h00 les samedis. Les employés prennent une pause déjeuner de 15 minutes s’ils travaillent plus de 6 heures par jour.

À partir de 29 novembre 2002, l’employeur peut accorder une pause déjeuner non rémunérée de 60 minutes. Sortir pour la pause déjeuner n’est pas chose commune, les employés apportant d’habitude des sandwiches de chez eux. Pour les travailleurs par quarts, les heures de travail sont d’habitude 06h00 – 14h00, 14h00 – 22h00 et 22h00 – 06h00.

La plupart des magasins qui ne vendent pas de l’épicerie ouvrent de 10h00 ou 11h00 à 18h00 dans les villes principales ou jusqu’à 16h00 dans les petites villes.

Un nombre croissant de magasins ouvre le dimanche jusqu’à 15h00. La majorité des centres commerciaux restent ouverts entre 10h00 et 22h00 de lundi à dimanche.

La loi prévoit que les employeurs doivent payer les heures supplémentaires à un taux une fois et demi le tarif horaire normal. Les heures supplémentaires consommées dans les jours qui sont normalement des jours fériés pour l’employé seront payées au taux double. Le personnel peut recevoir du temps libre à l’instar du paiement des heures supplémentaires. En réalité, dans certains secteurs de l’économie, le temps de travail supplémentaire n’est pas une pratique commune et on s’attend que les employés travaillent volontairement jusqu’à l’accomplissement de l’activité concernée.

L’usage des médias sociaux et l’étiquette spécifique au pays

L’horaire normal de travail est de 08h00 à 16h00 dans la semaine et de 08h00 à 14h00 les samedis. Les employés prennent une pause déjeuner de 15 minutes s’ils travaillent plus de 6 heures par jour.