La Suède (Sweden)

Sweden FlagL’Etiquette en affaires – Attitudes et Valeurs

L’attitude envers les étrangers

La Suède est devenue une national multiculturelle et cosmopolite pendant les quelques dernières décennies. Aujourd’hui, environ une cinquième de la population suédoise est formée des immigrants ou a au moins un parent né à l’étranger. On parle presque 200 langues maternelles parmi la population suédoise. En général, puisque les Suédois sont habitués au multiculturalisme dans leur société, on sait qu’ils sont tolérants vers les étrangers.

La nation suédoise a aussi l’expérience de l’émigration. De 1851 à 1930, plus d’un million de Suédois ont quitté le pays pour émigrer aux Etats-Unis. De cette ère est né un folklore qui aide peut-être les Suédois à sympathiser avec les immigrants d’aujourd’hui. La plupart des immigrants viennent des pays nordiques, de l’ancienne Yougoslavie, de l’Iran et de la Pologne.

L’enseignement, la formation et le placement

L’enseignement général

L’éducation commence dans les garderies et les écoles maternelles que fréquentent la majorité écrasante des enfants suédois et continue avec l’école obligatoire de neuf ans et l’enseignement lycéen volontaire qui de nouveau est suivi pratiquement par tous les jeunes suédois. Une fois sortis de l’enseignement secondaire, les étudiants peuvent s’inscrire aux universités et collèges universitaires où ils ont la possibilité de suivre soit une formation académique, soit d’obtenir plusieurs degrés professionnels.

Le placement des étudiants

La Suède est connue pour être une société tolérante et multiculturelle, donc il n’est pas surprenant qu’elle ait une tradition d’accueillir les gens venus de tout le monde pour y faire leurs études – le nombre d’étudiants étrangers monte à présent à 30.000 environ. Pour se qualifier à un stage d’étudiant, vous devrez avoir au moins 19 ans et pouvoir communiquer couramment en anglais. La longueur de la mobilité à des fins de stage peut s’étendre de six mois à deux ans selon ce que vous étudiez et l’organisation pour laquelle vous travaillez.

Les placements en Suède peuvent être octroyées par:

  • Les programmes de l’Union Européenne – Comenius (les futurs enseignants d’école) et Erasmus (enseignement supérieur)
  • Les programmes Nordplus (étudiants des pays nordiques et baltiques participants – Denmark, Estonie, Finlande, Islande, Lettonie, Norvège et Suède – sont éligibles pour obtenir de l’aide financière de Nordplus. Les participants d’autres pays peuvent s’impliquer dans les activités du programme, mais sans bénéficier d’aide financière de la part du programme)
  • IAESTE (The International Association for the Exchange of Students for Technical Experience)
  • AIESEC
  • Les organisations étudiantes

Le programme Erasmus est probablement les plus connu. Tous les étudiants préparant un diplôme et inscrits à une université européenne, peuvent rejoindre le programme de mobilité Eramus. Les organisations d’accueil pour les placements d’étudiants peuvent être des entreprises, centres de formation, centres de recherche ou autres organismes. Un stage Erasmus sera toujours inclus dans les études de diplôme du stagiaire. Il incombe aux étudiants de trouver un placement approprié, donc c’est à eux d’adopter une approche proactive. Lorsqu’il trouve un placement, l’étudiant a la possibilité de demander une bourse de stage Erasmus de son université enseignante pour couvrir une partie des coûts de la vie. (La Commission Européenne 2012)

Outre les programmes de mobilité à des fins de stage, plusieurs organisations étudiantes pilotent des placements de formation dans leurs domaines d’études particuliers. C’est pourquoi la meilleure option pour les étudiants de trouver un placement serait probablement de contacter une organisation étudiante dans leur propre domaine d’études, plus particulièrement dans l’enseignement professionnel où les placements internationaux sont organisés par les écoles.

  • http://www.studyinsweden.se/Living-in-Sweden
  • http://www.visitsweden.com/sweden/
  • http://www.swedenabroad.com/
  • http://www.migrationsverket.se/info/start_en.html
  • http://www.sweden.se

Le salaire

Les stages peuvent être rémunérés ou non. Assez souvent les étudiants reçoivent un salaire couvrant leurs coûts de la vie pendant le stage qui fait partie de leur diplôme d’enseignement supérieur. Si la formation est fournie dans le cadre d’un programme de mobilité à des fins de stage, les étudiants ont d’habitude le droit de recevoir une indemnité de vie ou un salaire qui couvre les coûts du manger, du logement et du déplacement de et vers le lieu de travail et qui inclut aussi une petite somme qui aide l’étudiant à se familiariser avec la nouvelle culture.

Le logement

Souvent, les organisations qui offrent les placements de stage seront capables d’aider les étudiants à trouver du logement. Il incombe parfois à l’organisation d’accueil à assurer l’hébergement pour le stagiaire. Le stagiaire peut aussi chercher des appartements à louer sur le marché immobilier, mais cela peut s’avérer une entreprise difficile, surtout avant d’arriver en Suède. N’empêche que les espaces d’hébergement étudiants soient probablement une option plus convenable que de louer un appartement sur le marché libre.

Il est recommandé de se renseigner sur les options de logement auprès l’organisation d’accueil ou le centre local d’hébergement pour les étudiants. Selon la disponibilité, vous pouvez choisir de vivre tout seul ou de louer une chambre dans un appartement avec salle de bain commune, partagé avec un autre étudiant. Le loyer mensuel diffère selon la location, la dimension et le type d’appartement. Le taux moyen du loyer mensuel pour l’hébergement des étudiants est d’environ 2000 SEK à 4000 SEK pour une chambre.

Les visas

Si vous avez besoin d’un visa, cela dépend de votre pays de nationalité. Les ressortissants des états membres de l’Union Européenne, de l’Islande, Liechtenstein, Norvège et Suisse n’ont pas besoin de visa dans les pays de l’UE.

S’il en a besoin, l’étudiant doit trouver un stage et signer le contrat de stage avec l’organisation d’accueil avant d’initier les démarches d’obtention du visa. Il est recommandé de contacter le consulat suédois ou l’ambassade de Suède dans votre pays d’origine afin d’avoir confirmées les exigences concernant le visa.

Si votre stage en Suède durera plus de trois mois, vous aurez aussi besoin d’un permis de séjour avant l’arrivée en Suède. Pour obtenir une décision à temps, il est important que vous demandiez un permis de séjour immédiatement une fois que votre stage a été confirmé. Les applications devraient être faites à un consulat suédois ou à une ambassade, la carte de permis de séjour étant octroyée seulement aux requérants admis. Vu que la carte est la preuve de votre permis de séjour, vous devriez la faire montrer avec votre passeport lorsque vous entrez en Suède.

Le coût de la vie

Le coût de la vie diffère considérablement selon votre endroit de vivre. Par exemple, le logement et autres coûts de la vie peuvent être plus hauts à Stockholm et dans autres grandes villes que dans les zones plus rurales. Les frais de vie moyens par mois pour un étudiant en Suède montent à environ 7.070 SEK (approx. 750 €).

La communication en affaires

L’établissement du contact

Une approche discrète doit être employée dans la communication. L’étalage de la puissance, de l’hiérarchie et de l’émotion n’est pas approuvé. Les Suédois aiment les plans et les procédures et apprécient cela dans la communication avec leurs interlocuteurs.

Le style de communication suédois est direct et franc. Il vaut mieux en venir au fait que perdre le temps. Cela peut paraître un peu grossier, mais il ne faut pas se sentir personnellement visé. Les Suédois savent écouter et attendent le même de vous. Au lieu d’interrompre quelqu’un, attendez votre tour pour exprimer votre opinion.

Les Suédois aiment construire des relations informelles. Cependant, la vie intime est bien séparée de la vie professionnelle ce qui fait que ce caractère informel ne vaut pas une intimité. Lorsqu’on fait des affaires en Suède, on peut s’attendre d’être adressé par son prénom.

Pour garder leur espace personnel, les Suédois ont la tendance de se placer relativement loin l’un de l’autre dans une conversation face à face. L’espace personnel est intime, donc, à l’exception de la poignée de main, évitez de toucher l’interlocuteur. Les poignées de main seront rapides et fermes. Evitez de parler les mains dans les poches car cela est considéré une impolitesse. Les Suédois n’utilisent trop le langage du corps dans la communication. Gardez le contact visuel lorsque vous parlez à un Suédois.

Face-à-face

Les introductions peuvent être difficiles puisqu’elles dépendent des circonstances dans une situation particulière. En général, lorsqu’il est possible, il serait mieux que la présentation soit faite par un tiers. Il est essentiel lorsque vous vous présentez vous-mêmes de serrer fermement la main de votre interlocuteur. Néanmoins, cela se passe surtout dans la phase initiale d’une réunion d’affaires et non plus dans les réunions suivantes.

On considère les Suédois des personnes gentilles et franches dans la communication, mais ils ont la tendance de parler seulement quand ils ont quelque chose d’important à dire, autrement dit cela ne vaut pas la peine de parler si on n’a vraiment rien à dire d’intéressant.

Les Suédois inclinent à s’adresser aux autres par leur prénom, quel que soit leur statut. Ce caractère non officiel ne se traduit pas nécessairement par une familiarité, les Suédois gardant souvent leur travail et leur vie personnelle séparés.

Si vous savez quelques mots en suédois, ce serait gentil de vous de les utiliser. La plupart des Suédois seront vraiment épatés si vous pouvez dire quelque chose en suédois (par exemple des formules de salut ‘hej’ [Bonjour] ou ‘hej då’ [Au revoir]). Il faut quand même reconnaître qu’aussitôt que vous êtes identifiés comme un anglophone, vos collègues basculeront probablement vers l’anglais.

Les Suédois gardent leur langage du corps et remettent les gestes au minimum plutôt que compter sur les formes de communication non-verbales. Ils préfèrent maintenir un certain espace personnel dans leurs interactions, donc prenez garde de laisser une distance suffisante entre vous et votre interlocuteur.

Vous devriez toujours attendre d’être présenté aux étrangers. Serrez individuellement la main de chaque personne dans un groupe tant quand vous êtes introduit qu’au départ.

Les Suédois ne trouvent pas que vos diplômes ou votre niveau d’éducation est quelque chose à se vanter. Au début d’une relation, les Suédois sont assez formels dans leur conduite jusqu’à ce que les partenaires deviennent plus familiers. Malgré cela, ils tendent à utiliser le prénom dès le début de la relation.

Il fait bon de n’oublier pas que les accords verbaux sont engageants en Suède. Les paroles sont tenus pour sérieux et les Suédois s’attendent de vous à les reconnaître. Donc, il ne faut pas faire des invitations ou des engagements trop facilement. Lorsque vous arrivez à un accord et vous vous serrez les mains, c’est fait! Bien sûr, les conventions par écrit sont toujours signées. Leur fonction est plus ou moins de se souscrire à l’accord – et certes de servir de document légal en cas de conflit.

Lorsque vous négociez avec un Suédois, soyez prêts à beaucoup de discussions. Les Suédois sont connus pour leur culture démocratique dans le processus décisionnel et pour le fait de discuter les problèmes en détail et pour long temps.

La Suède est connue pour représenter une culture dans laquelle personne n’est élevé sur un piédestal et cela se reflète dans la manière dans laquelle les Suédois parlent entre eux. Ils s’adressent de manière informelle, mais autrement ils semblent être un peu réservés et rigides dans l’approche. Ils ont la tendance de maintenir leur vie privée séparée de la vie professionnelle ce qui se reflète sur ce qu’ils considèrent être des sujets appropriés pour une discussion. Les Suédois manifestent leur émotion au minimum dans l’espace public ce qui ajoute à l’impression de rigidité.

En moyenne, les Suédois parlent bien l’anglais, donc s’entendre en anglais lorsqu’on fait des affaires en Suède ne pose pas de problème. Cela est surtout vrai quand il s’agit des générations plus jeunes.

L’étiquette en affaires – Les réunions d’affaires

L’attitude envers les rencontres d’affaires

On s’attend à ce que les réunions commencent à l’heure établie et celles-ci commenceront normalement et finiront par une poignée de main. Arriver à l’heure est important non seulement dans la vie professionnelle, mais aussi dans la vie sociale. La ponctualité signifie respect et efficacité en Suède. La notion de plan doit être bien respectée dès le début et jusqu’à la fin de la réunion. Les Suédois sont passionnés par les plans et les horaires. Il n’est donc pas surprenant de voir des dates limites établies au cours des réunions.

Les notions d’égalité et de consensus sont aussi très fréquentes dans les réunions d’affaires. Assurez-vous que tout le monde est impliqué dans la décision et qu’on n’arrive pas à des confrontations directes.

Le fait que les réunions suivent l’ordre de jour établi et qu’elles finissent dans un résume écrit avec les décisions et les conventions les plus importantes tient de l’évidence. Il est important de tenir à ses promesses faites pendant les réunions. Les tâches convenues devraient être accomplies à juste temps. Cela contribue à maintenir et augmenter votre crédibilité et à renforcer la confidence, condition essentielle pour toute relation d’affaires.

Vous devriez arranger vos réunions d’affaires en temps et en heure. Il est recommandé de faire la réservation deux semaines d’avance. Les modifications de dernière minute ne sont pas appréciées. Lorsque la réunion a lieu en Suède, c’est chose commune de recevoir une confirmation d’avance.

Le meilleur moment pour planifier une réunion n’est pas de tout en début du jour. Le moment idéal est de 9h00 à 10h00 le matin et de 14h00 à 16h00 l’après –midi. Changer l’heure et l’endroit au dernier moment n’est pas apprécié et serait une faute. Les Suédois chérissent leurs loisirs et consomment la plupart de leur temps libre avec la famille. Les partenaires d’affaires ne devraient donc s’attendre d’habitude à rencontrer leurs interlocuteurs suédois après 16h00 en semaine. Abstenez-vous de planifier des réunions en Juin, Juillet ou Août ou à la fin du Février jusqu’au début du Mars car c’est le temps de Suédois de faire leurs vacances. Beaucoup d’hommes d’affaires suédois are indisponibles pendant les fêtes de Noel. (voir la section 3.2.3. Vacances.)

L’ordre du jour de votre réunion doit être présenté d’avance et vous pouvez vous attendre à ce qu’il soit accepté. Les Suédois sont ponctuels. Ils ne croient pas dans l’hiérarchie et ne la respectent donc pas dans leurs opérations économiques (certes, c’est la seule direction dans laquelle ils refusent de se résoudre à un compromis). Les Suédois sont sociables, flexibles et patients dans les négociations et ils savent aussi écouter. Ils sont connus pour leur capacité de conclure de bons marchés sans se faire des ennemis. Lors d’une réunion, il vaut la peine de se rappeler que les Suédois penchent vers la neutralité et le sérieux dans tous les aspects. Les réunions d’affaires pourraient commencer avec du papotage, mais pas nécessairement. Une attitude relaxée et joviale est appréciée de manière positive, mais évitez faire des astuces. Être modeste et rester fidèle aux faits sont des qualités reconnues.

Les Suédois n’aiment pas perdre le temps. Le président de la réunion devrait faire attention à ce qu’il respecte le temps et se borne à l’ordre du jour. Chacun devrait avoir la possibilité d’exprimer son opinion.

Le patron suédois est là pour cordonner le processus décisionnel, pour partager des informations et pour tracer des directives, les décisions devant être prises de concert avec le groupe. C’est un processus de longue durée et souvent on a besoin de plusieurs réunions pour tomber d’accord.

Pour la prise des minutes et leur dissémination après la réunion est nommé d’habitude un secrétaire. Toute action résultant de la réunion sera suivie par une personne nominalisée.

Pratiquement tous les hommes d’affaires suédois parlent très bien l’anglais, donc on a rarement besoin d’un interprète. La disponibilité et le besoin d’équipements audiovisuels pour votre réunion devraient être vérifiés d’avance.

La négociation

Soyez bien préparés lorsque vous démarrez les négociations avec les Suédois; ils sont connus pour l’analyse attentive qu’ils font des informations, des contextes et des propositions. Il est recommandé de fournir à votre partenaire suédois bien des informations par écrit pour une analyse et consultation ultérieure. Rassurez-vous que votre présentation reste fidèle aux faits et est bien organisée. Les Suédois sont connus pour leur capacité de conclure de bons marchés sans se faire des ennemis. Ils aiment le dialogue et l’idée de démocratie et c’est normal pour eux de discuter les sujets en détail afin de se mettre d’accord. Grâce au respect du consensus dans la culture suédoise, plusieurs réunions sont souvent nécessaires pour tomber d’accord, même sur des questions insignifiantes. Les Suédois cachent souvent leurs vrais sentiments et l’absence d’un véritable leader de la réunion peut générer de la confusion. Les Suédois vont souvent affirmer leur prix ‘juste’ franchement et se montrer indisponibles pour autres négociations. Ils s’adressent souvent d’une manière très informelle, mais ils trahissent peu d’émotion dans les transactions. Lorsque vous négociez avec un partenaire suédois, soyez sûrs qu’il ne vous prend pour une personne trop sensible car montrer trop d’émotion pendant une négociation peut s’avérer une faute et créer une mauvaise impression. L’humour n’est pas usuel dans les négociations – la négociation est quelque chose de sérieux. Il est toujours important de prendre en compte les conditions de paiement. Dans le business to business, les Suédois sont habitués à être rémunérés dans un délai de 30 jours et que tous les prix soient calculés en SEK.

Un partenaire provenant d’une autre culture peut être en peine de négocier avec les Suédois car l’obstacle principal est d’essayer à changer leur position sur des concessions plus grandes. Les Suédois sont méthodiques et minutieux, changent lentement leur position et exerceront de grandes pressions eux-mêmes pour arriver à des concessions. Pour faire des affaires avec un Suédois, il est important d’être honnête et que tous les accords soient exécutés par écrit et signés parce qu’un contrat écrit est considéré par les Suédois comme un protocole d’entente et preuve d’un marché.

Les minutes d’une réunion seront disséminées ultérieurement et toutes les tâches importantes et les dates limites y doivent être indiquées. Souvent, les individus auxquels on a délégué des tâches et des actions seront nominalisés dans les minutes. On attend des participants de travailler indépendamment et de rapporter leurs achèvements à qui que ce soit en charge.

Il est important, pour garder la crédibilité, que les activités soient surveillées et finies dans les délais convenus. Sinon, cela peut influencer la participation aux futures réunions. Si, de quelque raison que ce soit, maintenir ce que lțon a convenu nțest pas possible, toutes les parties concernées doivent être informées des retards. Un accord en Suède est censé actif dès sa première articulation, même s’il n’est pas encore confirmé par écrit. N’oubliez pas qu’une confrontation ouverte, les conflits et les différends sont à éviter le plus possible.

Avant d’initier une affaire dans un pays étranger, il est recommandé de se mettre au point avec quelques réalités du pays et de sa culture. Par exemple, il serait mieux de se faire une idée de l’économie suédoise, de son standard de vie élevé, des performances sportives, de l’architecture et de l’histoire du pays. Rappelez-vous que les Suédois sont très fiers de leur pays, donc il ne faut pas critiquer ou mettre en question le style de vie suédois.

La plupart des hommes d’affaires suédois connaissent bien l’anglais, ce qui fait que les services d’un interprète soient rarement nécessaires.

Les horaires de travail

L’horaire de travail normal en Suède est de 40 heures par semaine, pouvant aller jusqu’à 48 heures. Evidemment, il n’y a pas de limite pour les directeurs qui doivent travailler souvent à la maison. Grâce à l’avancement des télécommunications, les Suédois sont de plus en plus habitués à travailler chez eux. Cependant, n’oubliez jamais qu’après 17h00 la plupart des employés suédois rentrent chez eux pour s’occuper de leurs familles. Les heures supplémentaires ne sont ni estimées, ni censées nécessaires ; en fait, cela peut être regardé comme une indication d’un planning et d’une gestion du temps déficitaire.

Le jour de travail commence d’habitude à 08h30 ou 09h00 et finit à 17h00, de lundi à vendredi. Les pauses du midi sont d’environ une heure et sont prises le plus souvent entre 11h30 et 13h30.

Ne vous attendez pas à ce que les gens travaillent dans le week-end ou pendant les jours de fêtes ou les vacances. Ces moments sont extrêmement précieux pour les Suédois. Quand même, c’est relativement une chose bien commune qu’un homme d’affaires ramène du travail à la maison. Si votre partenaire d’affaire suédois vous a donné son numéro de téléphone, donner un coup de fil après les heures de travail officielles est accepté. Cependant, n’oubliez-vous qu’il ne faut pas déranger un partenaire d’affaires suédois hors les heures de bureau pour discuter des questions liées aux affaires qui ne sont pas urgentes. Attendez jusqu’au lendemain.

L’utilisation des médias sociaux spécifiques au pays

En 2012, 92 pour cent des Suédois avait accès à l’Internet, avec un taux stupéfiant de 87 pour cent de connexion à bande large. Pour ce qui est de l’utilisation des medias sociaux, la Suède est au premier plan avec 58 pour cent des Suédois ayant posté quelque chose sur un réseau social pendant les trois derniers mois. Presque 5 million de Suédois ont un compte Facebook, c’est-à-dire que le taux de pénétration du réseau Facebook en Suède touche à 55 pour cent environ. Tout comme dans les autres pays du Nord, Twitter reste à la traîne du point de vue des utilisateurs, le sommet n’étant pas encore atteint. En Janvier 2012, selon les estimations, le nombre d’utilisateurs suédois de Twitter était justement de 0.3 million. Puisque LinkedIn a du vécu, ce réseau a été plus largement utilisé par les Suédois. En 2011, LinkedIn touchait un nombre de 0.7 million de comptes suédois.

Le gouvernement suédois vient de tenir les premières pages des journaux avec l’emprunt de son compte Twitter à un Suédois par semaine vu que les gens postaient des commentaires offensants sur le compte suédois officiel partagé.