Portugal (Portugal)

Portugal-flag-240L’étiquette en affaires – Attitudes et valeurs

L’attitude envers les étrangers

En général, les Portugais sont des gens très amicaux et accueillants envers les étrangers. Ils sont sincères et d’habitude parlent franc. Les relations personnelles sont notamment importantes dans les affaires et bien souvent elles sont aussi importantes que les produits ou les services qu’elles impliquent. En général, les Portugais préfèrent de faire des affaires avec ceux à qui ils peuvent se fier, ce qui se passe d’habitude après avoir mis du temps à forger une relation. Il convient ainsi d’avoir des contacts réciproques et d’atteindre à un certain degré de crédibilité avant de commencer à porter des négociations avec les Portugais. Généralement parlant, l’approche dans les affaires avec les Portugais est également basée sur de la flexibilité ; parfois on se donne pour but d’avoir des relations d’affaires à long terme plutôt que de conclure une seule transaction.

Les Portugais ont un grand respect envers les étrangers, aussi les accueillent-ils et saluent-ils leurs idées chaleureusement.

Dans les années ’70, tout ce qui venait de l’extérieur du Portugal était vu comme “du nouveau”, ce qui est probablement relié à l’interdiction, de la part du gouvernement fasciste, de certains produits ou services. À l’heure d’aujourd’hui, à cause de la récession, les Portugais préfèrent d’acheter leurs produits à eux, quoiqu’ils soient d’habitude plus chers à cause d’un rendement plus bas en matière de produits ou de services.

L’enseignement, la formation et l’insertion

L’enseignement général

Bien que le système d’enseignement portugais ait un standard acceptable, il n’est pas encore aussi avancé que ceux de beaucoup de pays de l’Europe de l’Ouest. Dans le passé, le fait de mesurer les prestations éducatives faibles du pays par rapport au reste de la CE était bien frappant, ce qui était considéré comme un héritage du long isolement du Portugal de l’Europe et de la période de répression d’avant la révolution de 1974. Pourtant, ces dernières décennies l’économie et la société portugaises ont souffert des changements importants et beaucoup d’aspects du système d’enseignement ont été résolus. En dépit de ces changements, le Portugal est encore classé le dernier pays dans la liste de l’Organisation pour les Coopération et Développement Économiques en matière de performances éducatives.

Dans les années ‘90, le taux d’analphabétisme au Portugal était d’environ 15 %, ceux qui contribuaient le plus à cette statistique étant les vieilles gens. Un autre problème était représenté par le taux réduit d’inscription à l’école après le cycle élémentaire, notamment dans les zones rurales, où pas mal d’enfants commençaient à travailler dès leur tendre âge. Le système d’enseignement portugais a souffert aussi à cause des moyens et des équipements vieux jeu, à cause des enseignants payés mal, des programmes dressés de façon inadéquate et du taux réduit d’inscriptions à l’université. Bien qu’un tas de ces aspects se soient sensiblement améliorés ces dernières années et que le standard du système d’enseignement portugais continue de s’améliorer, pour beaucoup d’entreprises étrangères la nécessité d’avoir en vue les aspects liés à l’enseignement est encore assez fréquente.

À présent, une compétence qui se répand de plus en plus parmi les Portugais est l’ordinateur. Les habilités en matière d’ordinateurs sont assez bonnes au Portugal, surtout parmi les jeunes, quoiqu’elles n’aient pas le haut niveau de celles des pays du Nord-Ouest. On s’attend même à ce que tous les groupes d’âge se forment des compétences informatiques, puisque l’utilisation de cette technologie se répand de plus en plus dans les affaires du Portugal.

L’insertion des étudiants

Les universités du Portugal ont des Pôles Relations Internationales et/ou des bureaux dédiés au placement des étudiants.

Les étudiants intéressés aux placements de travail au Portugal envoient leur CV et une lettre d’accompagnement au bureau de placement, qui est à même de les aider grâce aux liens avec les organisations partenaires associées, les entreprises et d’autres établissements qui offrent des occasions d’insertion.

De plus, il y a des organisations privées, qui offrent des opportunités de placement aux étudiants et aux chercheurs. D’habitude, ces organisations exigent aux étudiants de suivre un cours de langue préparatoire, qui les aidera à se préparer pour travailler au Portugal.

Il y a aussi des agences privées qui assurent des informations et de l’aide le long du processus et un chargé d’opérations donne des conseils pour résoudre tous problèmes susceptibles d’apparaître durant le placement. Ces organisations garantissent aussi une interview pour un emploi, mais pas d’emplois, le résultat en dépendant de l’expérience antérieure, des connaissances linguistiques de l’étudiant et des besoins de l’entreprise à ce moment-là.

Les utilisateurs de ces services se doivent de payer une taxe en deux tempéraments, un premier paiement et dès que l’organisation en cause aura accepté la requête des participants, ceux-ci feront le règlement final.

Le salaire

Il y a des organisations privées qui offrent des informations et aident les étudiants avec des occasions d’insertion, leurs programmes permettant aux étudiants de trouver de l’emploi rémunéré ou de prendre part à des pratiques impayées.

Certains programmes qui comprennent des emplois payés combinent un cours de langue (d’habitude d’au moins 3 semaines) dans les villes principales avec un placement d’emploi. Les participants percevront entre 200 et 400 euros – en fonction de l’entreprise et de l’expérience de travail antérieure des étudiants, montant qui devrait recouvrir les dépenses de base. Pourtant, à l’heure actuelle les placements ne sont pas payés d’habitude.

Le logement

Bien des universités offrent des logements dans des habitations pour les étudiants, qui se trouvent en général autour de la ville. Mais les logements ne sont pas toujours intégrés dans les campus. Quoique la variante la meilleure-marché soit de se faire loger dans des habitations de l’université, il est possible de louer une chambre en partageant un appartement avec d’autres étudiants. Les prix varient en fonction de la ville et de la zone, en 2013 la gamme allant de 150 € à 300 €.

Il y a aussi des Portugais âgés qui donnent à louage une chambre de leur propre maison, mais si l’on ne souhaite pas ce type de logement, on cherche des appartements sans propriétaire (“sem senhorio”).

Les visas

Le Portugal fait partie de l’Espace Schengen, c’est pourquoi les citoyens de l’UE et d’Andorra, de l’Islande, de Liechtenstein, de la Norvège et de la Suisse n’ont besoin que de leur carte nationale d’identité pour entrer dans ce pays. Dans le cas des séjours de 90 jours tout au plus, les visiteurs des pays en dehors de l’UE, tels que l’Argentine, l’Australie, le Brésil, les États Unis, le Canada et d’autres (voir ci-après la liste complète de la référence) n’ont besoin que de leur passeport. Les citoyens des pays non mentionnés ci-avant auront besoin d’un VISA pour entrer au Portugal, qui peut être sollicité auprès de n’importe quel consulat ou ambassade de votre pays.

Le coût de la vie

Le Portugal n’est pas si cher que beaucoup d’autres pays de l’Europe de l’Ouest, notamment lorsqu’on achète des aliments et des biens élémentaires et en matière de loyers et d’amusement. La somme d’argent dont un étudiant a besoin dépend de son style de vie, mais un budget de 600 € par mois (estimation précise faite pour 2013) devrait recouvrir les frais de base et quelques activités du passe-temps.

La communication en affaires

L’établissement du contact

Une poignée de main douce et/ou ferme, accompagnée d’un sourire et de l’enthousiasme, est le moyen habituel de saluer ses associés d’affaires. C’est une question de courtoisie que de serrer la main lorsqu’on se rencontre, même si l’on s’est vus un tas de fois auparavant. Lorsqu’on salue une femme pour la toute première fois il convient de lui serrer la main doucement, mais un petit baiser sur chaque joue, cela se fait aussi.

Néanmoins, ce n’est pas facile d’apprécier s’il convient de baiser ou de serrer la main des femmes. La règle d’or est de tendre sa main et de baiser uniquement si la femme offre ses joues. S’embrasser doucement au début et à la fin n’est acceptable que pour les partenaires d’affaires qui se connaissent très bien.

Généralement parlant, au Portugal le contact physique est plus commun que dans d’autres pays de l’Europe du Nord. Les gens se tiennent près les uns des autres pendant les conversations et maintiennent le contact visuel. D’habitude, les gens posent leur main sur la partie supérieure du bra de leurs collègues et amis lorsqu’ils marchent dans la rue, en geste de chaleur et de confiance ; pourtant, une prise de bras ou une main sur l’épaule n’est pas quelque chose d’inhabituel entre les partenaires d’affaires.

Face à face

En général, les conversations sont assez peu officieuses. Les Portugais sont des gens ouverts et accueillants envers les étrangers et désirent discuter sur divers sujets. La règle d’or pour les gens d’affaires est de commencer de façon assez officieuse et de glisser, petit à petit, vers une manière de converser plus désinvolte. À ne pas oublier, quand même, que cela peut varier en fonction de l’âge, de l’origine et du statut de la personne concernée. Dans la phase initiale d’une rencontre il convient d’éviter tous compliments et toutes questions personnelles. Par contre, il vaut bien complimenter le pays, les gens en général, le vin ou la clime et de parler, par exemple, de ses propres famille et foyer, parce que la famille est importante au Portugal.

Le sens de l’humour est également hautement apprécié dans la société portugaise et d’habitude c’est une bonne idée que d’en utiliser dans les étapes préliminaires d’une conversation. Il est acceptable également de toucher le bras ou la main de l’interlocuteur pendant les discussions, car le Portugal a une culture affective. En général, les Portugais ne font pas de gestes exagérés de la main, pourtant ils sont plus expansifs lorsqu’ils saluent des amis ou des copains.

Les Portugais n’aiment pas les franchises ou les confrontations verbales, aussi pourrait-il être assez difficile d’arriver au fait ou de recevoir une réponse sincère de la part d’eux. Dans ces cas-ci, il convient de demander poliment une explication directe. D’autre part, la plupart des Portugais sont tolérants et il est difficile de les offenser. Eux, ils se jouissent d’avoir affaire à des gens d’autres cultures ; il n’est pas donc nécessaire de se préoccuper exagérément des détails plus fins de sa conduite, car il vaut bien se concentrer pour faire une impression générale positive.

L’étiquette en affaires – Les rencontres d’affaires

Avant d’aller à une rencontre d’affaires il est recommandable de connaître un petit peu la culture portugaise. La culture colore toutes les aires de la vie et les affaires n’en font pas exception. Pendant votre séjour dans ce pays vous allez remarquer qu’entre les régions il y a des différences considérables, c’est pourquoi l’adaptation à un certain endroit est importante. Toutefois, vu que les Portugais connaissent en général d’autres cultures, tout écart mineur de la norme sera toléré à coup sûr.

Soyez prêts pour des négociations bien longues terminées par des assertions pas claires, pourtant le sentiment d’un travail “bien fait” est assez commun. Par la suite, on passe des contrats et s’il y arrive des problèmes, ces derniers seront aplanis entre les parties. Les longs déjeuners d’affaires dans des restaurants traditionnels font partie de la culture d’affaires portugaise normale. Ne considérez pas des déclarations comme allant de soi avant que le contrat final ne soit dressé et signé. Au Portugal on n’accorde pas la même importance aux affirmations verbales ou écrites qu’au Royaume Uni ou en Allemagne, par exemple.

La clé d’une négociation réussie avec un partenaire portugais est de respecter ses culture et valeurs, tout en affirmant vos conditions à vous de manière claire, mais polie, le but étant d’atteindre à un accord commun.

Les attitudes envers les rencontres d’affaires

En général, les partenaires portugais sont intéressés à discuter de possibles affaires avec leurs homologues étrangers, car les entreprises de l’étranger sont vues comme plus modernes et innovatrices, apportant de l’expérience et des connaissances précieuses au milieu portugais. D’autre part, tout comme dans les milieux d’affaires de beaucoup d’autres pays, au début il n’est pas tout le temps facile d’arriver aux gens qui ont la capacité de négocier les affaires. Les affaires au Portugal se font hiérarchiquement et les décisions sont prises par la personne ayant le plus haut statut. L’étape initiale est souvent d’être accueilli par les secrétaires, qui essaient de filtrer les visiteurs vers certains directeurs à haute position.

La réalisation d’un réseau de partenaires d’affaires est vitale pour le succès. Généralement parlant, attendez-vous à mettre beaucoup de temps pour faire évoluer une relation. Les Portugais préfèrent d’habitude les rencontres face-à-face plutôt que les communications écrites ou par téléphone, qui sont jugées impersonnelles. Les relations d’affaires sont bâties avec des gens et non pas avec les entreprises. À ce titre, si une entreprise décide de changer de représentant, le processus de gagner de la confiance réciproque qui a duré peut-être plusieurs années devra être repris.

Les négociations

Votre tout premier courrier devra être rédigé en portugais. Idéalement parlant, il vaut prendre les rendez-vous une ou deux semaines à l’avance et les confirmer quelques jours auparavant. Lors de la fixation d’un rendez-vous il vaut bien éviter la période de congés du mois d’août et la semaine entre Noël et Le Nouvel An. Le meilleur délai pour arranger une rencontre d’affaires s’étend de 11h00 à 16h00. Il convient de se présenter aux rendez-vous à temps ou avec un retard “poli” de cinq minutes. Si on vous fait attendre, ne semblez pas irrité, à moins qu’on vous ait laissé attendre plus de 30 minutes.

Le premier pas est de serrer la main. À la fin d’une rencontre les partenaires échangeront des cartes de visite ; jamais au début. On vous offrira peut-être du café (de l’espresso) et de l’eau. Après le salut, un geste poli sera d’allouer un peu de temps à une conversation légère avant de passer à l’ordre du jour. Les rencontres initiales se déroulent d’habitude de manière officieuse, mais au fur et à mesure que les deux partenaires en arrivent à se connaître, la nature des rencontres devient plus personnelle et relâchée. Ensuite, il est acceptable, par exemple, de vous saluer à l’aide d’un embrassement et d’une poignée de main et les femmes de se faire un petit baiser sur chaque joue, en commençant par le droit.

Lorsque c’est vous qui avez arrangé une rencontre, il est extrêmement important de vous assurer qu’elle a été bien planifiée et préparée. Prenez des mesures que les documents adéquats ont été préparés pour la rencontre et que les facilités nécessaires ont été prévues. N’oubliez pas que le dialogue représente l’élément le plus important d’une rencontre d’affaires et que la clôture en nécessitera, d’habitude, du temps et de la patience. Il est hautement recommandé de prendre de bonnes notes pendant la rencontre et de vous offrir d’en rédiger le procès-verbal, s’il y a lieu. Bien que la rédaction de procès-verbaux n’est pas très utilisée dans les rencontres d’affaires traditionnelles, vous pourrez insister à le faire, pour vous assurer que les points convenus seront respectés et que les actions seront mises en pratique comme convenu.

La règle d’or est de résumer à la fin de la rencontre les points essentiels et de conclure quelles actions doivent être entreprises et par qui avant la rencontre suivante. Assurez-vous que les tâches de chacun sont fixées clairement. En outre, vous pourrez envoyer un rappel de ces tâches juste avant la rencontre suivante.

Les relations étant d’une importance vitale dans la culture portugaise, une transaction pourrait être bel et bien enracinée dans des aspects affectifs et personnels plutôt qu’en s’attachant à une raison purement financière. N’oubliez pas que pour les Portugais il est beaucoup plus facile d’en arriver à un accord avec un ami qu’avec un opposant.

Au moment d’une négociation il est utile de prendre en compte les traits généraux suivants des Portugais :

  • ils ne sont pas enclins à partager des informations à moins qu’on ne le leur demande de façon explicite, notamment si c’est dans leur avantage de ne pas les dévoiler ;
  • ils n’aiment pas la critique ;
  • ils ont la tendance de maintenir le contact visuel et d’utiliser le langage du corps ;
  • ils sont en général plus relâchés que, par exemple, les nations du Nord de l’Europe, c’est pourquoi vous devrez vous attendre à ce que la rencontre soit interrompue ou soudainement ajournée ;
  • ils ont la tendance de se centrer plutôt sur les gains à court terme que sur les bénéfices stratégiques à long terme.

Toute présentation devra être bien préparée, documentée à fond et soutenue par des fiches et des chiffres. De même, il est recommandable que tous les matériaux soient tant en anglais qu’en portugais. Ne soyez pas surpris si la décision finale est prise après le déroulement de plusieurs négociations. Les affaires sont faites lentement, mais vous ne devez pas sembler impatient. N’utilisez pas des tactiques d’affaires à haute pression (parce qu’elles ne fonctionneront pas du tout), surtout que les Portugais sont offensés par un comportement agressif. Les contrats, soient-ils oraux ou par écrit, n’ont pas beaucoup d’importance. Soyez prêts pour la re-négociation de points qui ont déjà été convenus : on n’arrive à un accord que lorsqu’on signe un contrat.

Il n’est pas inhabituel pour les partenaires portugais de ne pas respecter les délais, parce qu’ils ont une attitude différente par rapport au temps et les dates limite ne sont pas si cruciales qu’elles le sont pour les gens d’autres pays.

Vous devrez respecter les gens à fonctions supérieures et être officiels dans vos courriers. N’écrivez jamais en encre rouge, parce que ce sera une insulte : utiliser seulement de l’encre noire ou bleue.

Si votre partenaire d’affaires portugais a besoin de plus d’informations, par exemple des clarifications durant une présentation, d’habitude il ne vous interrompra pas, attendant à ce que vous finissiez de parler.

Qui plus est, afin d’avoir une rencontre réussie il est conseillé de tenir compte de ce suit :

  • après la rencontre faites circuler le procès-verbal, tout en soulignant les aspects principaux qui ont été convenus et précisant les tâches de chaque participant ;
  • prenez des mesures que les dates limite pour chaque action ont été communiquées clairement et confirmées par l’autre partie ;
  • juste après la rencontre téléphonez à vos homologues portugais à l’effet de confirmer que certains aspects seront transmis par e-mail et ensuite passez un coup de fil informel pour les annoncer qu’un e-mail a été envoyé. Cela vous donnera également une bonne occasion de vérifier encore une fois la date et l’endroit de la rencontre suivante. Les associés portugais apprécieront un coup de fil et l’occasion de parler avec vous brièvement avant la rencontre suivante face à face se cadrera à leur besoin d’affiliation ;
  • vous pouvez aussi inviter vos partenaires à boire un verre en ville, à cette fin d’en arriver à les mieux connaître et à solidifier votre relation d’affaires en train de se développer.

Les déjeuners et les dîners représentent une occasion adéquate d’approfondir une relation et de parler affaires de façon désinvolte. Les rencontres au petit déjeuner ne se pratiquent encore pas au Portugal, étant donné que dans la matinée les Portugais ne font que s’animer pour les activités de la journée. Par contre, le déjeuner est une excellente occasion pour les activités liées aux affaires. Le dîner est plus social et intime que le déjeuner. Normalement, la période du déjeuner est comprise entre 13h00 et 15h00 et celle du dîner de 20h00 à 22h00.

Le fait que votre partenaire portugais règle la consommation, c’est quelque chose de normal. Si c’est vous qui décidez de la payer, dites-le explicitement dès le début et assurez-vous que c’est à vous que le garçon la remet, parce qu’autrement il présumera que ce sont les associés portugais qui voudront payer. D’habitude, les Portugais ne partagent pas les factures.

Les horaires de travail

Les horaires de travail habituelles sont de 9h00 à 18h00. Les magasins sont ouverts normalement de 9h00 à 20h00 (certains centres commerciaux restent ouverts jusqu’à 23h00). Les horaires des institutions publiques sont d’habitude de 9h00 à 18h00, avec une pause de déjeuner entre 12h30 et 14h00 – au Portugal il n’y a pas la tradition de la “sieste”.

Le Portugal n’a pas beaucoup de magasins à commerce de proximité, pourtant presque toutes les stations d’alimentation en combustible ont du service 24 heures sur 24, les cafés et les snack bars sont ouverts jusqu’à 23h00, sauf certains magasins à commerce de proximité et stations d’alimentation en combustible. Chaque ville a du service de pharmacie 24 heures sur 24 et chaque pharmacie expose une liste des pharmacies ouvertes le dimanche, pendants les jours fériés…

L’utilisation des médias sociaux spécifiques au pays

Le Portugal voit une augmentation d’utilisation des médias sociaux, ce qui est reconnu par les entreprises et d’autres organisations comme un instrument de communication puissant, notamment pour communiquer avec les possibles clients. Quoique le gouvernement ait investi dans l’infrastructure informatique et dans les technologies, surtout dans les écoles, il y a encore beaucoup de choses à faire.

Les particuliers / Les étudiants

Les principaux réseaux sociaux sont Hi5 et Facebook et ceux-ci sont utilisés pour la messagerie privée, pour contacter des copains ou amis et pour partager des films vidéo et des photos. À l’heure d’aujourd’hui au Portugal il y a 4,7 millions d’utilisateurs de Facebook et 2,5 millions d’utilisateurs de Hi5, la plupart en ayant moins de 18 ans, ce qui a soulevé des soucis en matière de confidentialité et de sûreté en ligne.

Orkut a un grand nombre de comptes, tout comme Myspace, à cause de l’utilisation de Hotmail, qui grâce aux mises à jour de MSN MESSENGER (également assez populaire il y a 10 ans) permet à l’utilisateur de se créer un compte uniquement en appuyant sur “oui” quelques fois. Pour ce qui est des réseaux professionnels, les Portugais qui travaillent à l’étranger utilisent le Star Tracker, qui est un réseau de niche bien visible.

Les hommes d’affaires et les chercheurs aiment bien utiliser Google+, parce que les communautés Internet portugaises peuvent se fier beaucoup à Gmail.

Les PME

À l’heure d’aujourd’hui, l’utilisation des médias sociaux au sein des PME s’accroît et commence à faire partie de leur stratégie de communication. Au Portugal, tout comme dans d’autres pays européens, le domaine du marketing et celui des relations publiques sont les principaux utilisateurs des médias sociaux et sont suivis de près par les marques de consommation.

La plupart des conversations en ligne à travers les réseaux sociaux ont lieu en portugais, l’anglais y étant utilisé occasionnellement, juste pour prendre contact avec des gens d’autres pays. Les entreprises semblent respecter les règles sociales générales et l’étiquette. La règle principale est en général de contacter les gens que l’entreprise connaît directement ou ceux qui ont été présentés par des amis communs.