Firemní jednání etiketa

Obchodní jednání

Zchůzky a jednání nabývají různých významů, forem a velikostí: každodenní podnikové meetingy, schůzky spojené s nástupem do pracovního poměru či nejrůznější semináře. Schůzky mohou být vedeny různými způsoby: tváří v tvář, telekonference, videokonference či online meetingy zprostředkované internetem. Meetingy jsou běžnou součástí podnikového života v Německu.

Obsah schůzí a vhodné vyjednávací strategie by měly brát v úvahu kulturní zvyklosti dané země. Vhodné kroky by měly být učiněny při přípravě agendy a je doporučeno poskytnout agendu do oběhu tak, aby všichni účastníci mohli být řádně připraveni. Ujistěte se, že prostory, ve kterých má meeting probíhat, jsou opravdu v daný čas k dispozici. Prezentace by měla být dobře připravená, komplexní, jasná, dobře napsaná, informativní a prezentována by měla být formálně, racionálně a profesionálně, přitažlivá obchodnímu duchu podnikatelské kultury Německa.

Následující sekce se zabývá různými stupni obchodního jednání a nahlíží na problematiky kulturní odlišnostiti v této oblasti.

Pro další informace navštivte následující odkazy:

 Kwintessential:

http://www.kwintessential.co.uk/resources/global-etiquette/germany-country-profile.html [en]

 Worldwide-Tax:

http://www.worldwide-tax.com/germany/gerpractice.asp [en]

Postoje k obchodním jednáním

Obchodní schůzky jsou v Německu brány velmi vážně a mohou jít do velkých detailů, provází je formální procedura. Němečtí manažeři vypracovávají pecizní detailní agendu, jednání směřují k jasným výstupům a výsledkům, spíše než k poskytnutí otevřeného fóra pro diskusi. Formality jednání mohou nezainteresovaným lidem zkomplikovat hladké proniknutí do problematiky „jak věci fungují“, ale dříve nebo později si tyto praktiky osvojí.

Při obchodních jednáních v Německu je důležité poskytnout solidní fakta a příklady k podpoření návrhů, Němci mají zálibu v analytickém myšlení a racionálním výkladu. Při jednání s vaším německým obchodním partnerem nepoužívejte přehnaná gesta, tento styl komunikaceje vnímán jako podezřelý. Německá firemní kultura má jasně definovanou a striktně dodržovanou hierarchii s vymezenými zodpovědnostmi mezi pozicemi a odděleními. Při formálních jednáních je zvykem, že nejvýše postavená osoba vchází do místnosti jako první, při neformálních obchodních situacích je toto pravidlo méně důležité. Kontakty jsou pro obchodní úspěch v Německu zásadní. Používejte banku, německého zástupce či obchodní komoru kdykoliv je to možné.

Sjednávání schůzky

Pokud sjednáváte schůzku se svým německým obchodním partnerem, mějte na vědomí následující body ještě před začátkem jednání, mohou vám zajistit lepší výsledek jednání.

 Schůzky jsou závazné a obecně jsou sjednávány se značným předstihem.

 Je doporučeno sjednávat schůzky pár týdnů dopředu telefonicky nebo faxem, pokud sjedáváte schůzku emailem, snažte se tak učinit 4 týdny dopředu. Briefingy se někdy dají sjednat i v kratším časovém úseku.

 Snažte se vyhnout sjednání schůzky v červenci, srpnu nebo ve státní svátky.

 Plánovací proces zaberečasto množství času, poté však běží projekt velmi rychle a od každého je očekáváno řádné plnění deadlinů.

 Dopisy by měly být adresovány vedoucí osobně daného oddělení, uveďte jeho jméno, stejně tak jako jeho postavení a titul. Nikdy nesjednávejte schůzku lidí s rozdílným firemním postavením, pracovní pozice je v Německu brána velmi vážně.

 Pokud do časového plánu zadáváte schůzku, učiňte tak v německém jazyce.

 Promptní vyřízení korespondenci je nutná, na telefony a faxy je třeba reagovat okamžitě.

 Ačkoliv němčina je preferovaným jazykem při vedení jednání, většina výše postavených manažerů je schopna konverzace v angličtině.

 Dochvilnost je braná velmi vážně. Pokud očekáváte, že budete mít zpoždění, okamžitě vyrozumějte telefonicky svého obchodního partnera a vysvětlete důvod zpoždění. Je extrémně nevhodné zrušit jednání na poslední chvíli a takové chování by mohlo poškodit váš obchodní vztah.

 Schůzky jsou většinou formální a průvodní jednání je určené pro vzájemné poznání. Na jejich základě se vaši němečtí kolegové rozhodou, zda jste pro ně důvěryhodný.

 Tak jako ve většině evropských zemích, etiketa v Německu spoléhá na profesionalitu, dobré obchodní vnímání a formalitu. Spojení výše uvedeného s pozitivním zaměřením vám přinese dobré výsledky.

Vyjednávání

Pokud začínáte vyjednávat s německými obchodníky, existuje celá řada věcí, na které je potřeba dát pozor a brát je v úvahu, pokud chcete, aby jednání měla pozitivní výsledky.

 Němci jsou soutěživý, ambiciózní a jsou tvrdými vyjednavači.

 Slovo a potřesení ruky je považováno za závazek, ústní dohoda je tedy obyčeně považována za závaznou.

 Obchodní vyjednávání mají sklon být analytická a konkrétní, preferována je dobře připravená prezentace, podložená skvělým výzkumem, grafy, empirickými argumenty a statistikami. Nejoceňovanější je přímý, věcný postoj.

 Byznys je hyerarchický. Rozhodování se odehrává v nejvyšších patrech firemní struktury. I kdyby jednání měla trvat déle, není náležité obcházet konzultaci s nadřízeným a výše postaveným.

 Autority se těší úctě, podřízení zřidka kdy oponují či kritizují nadřízeného na veřejnosti.

 Rozhodování je často pomalý a obšírný proces. Neočekávejte jasné závěry založené na spontálnosti a neurčitých výsledcích. Každý aspekt dohody, kterou navrhujete, bude podroben zkoumání mnoha řídících pracovníků a neočekávejte, že budete schopen tento proces uspíšit.

 Rozhodování v průběhu vyjednávání je tedy pomalejší než v některých jiných evropských zemích. Netrpělivý obchodník těžko získá stený respekt jako trpělivý, rozumně hovořící podnikatel. Pokud je Němec tlačen k uzavření dohody, může to chápat jako nedostatek profesionality.

 Musíte být trpěliví, nenechte se rozrušit striktnímu zachováváním protokolu. Němci jsou orientováni na detail a chtějí porozumět jedné každé poznámce drive, než dospějí k dohodě.

 Němci mají averzi k protichůdným názorům, problematiku však budou debatovat vřele.

 Vyhněte se konfrontačnímu chování, “netlačte na pilu”, může to být kontraproduktivní. Vyhněte se protichůdným výrokům jako je spojení komplimentu a stížnosti, vase výroky by mohly být zamítnuty bez výhrady.

 Vtipy, anekdoty, “vynucené” sbližování (které může zapříčinit urážku účastníků jednání) či spontální prezentace jsou považovány za nevhodné. Hovorová řeč, slang, by měli být používány minimálně, nejlépe však vůbec.

 Rozhodnutí jsou často diskutována neformálně před samotným jednáním, Němci mají tuto cestu raději, než očekávání dosažení shody přímo na jednání.

 Konečná rozhodnutí jsou přenesena v pevné, obsáhlé kroky, které jsou zahrnuty do zápisu z jednání.

 Pokud je jednou učiněno rozhodnutí, nebude změněno.

Vaše záměřenost na detail neunikne pozornosti vašeho německého obchodního partnera, a bude jej motivovat k dlouhodobé spolupráci s vámi.

Pozdravení

Při uvítání (pozdravu) v Německu, speciálně pak v obchodním světě, je nutné být formální. Toto jsou důležité body, které je třeba při pozdravu dodržovat.

 Němci jsou stále poměrně formální a ctí hierarchii. Tituly a příjmení jsou v obchodních vztazích běžně používány, pokud danou osobu neznáte.

 Muž by měl být adresován HERR a žena FRAU. V obchodní komunikaci je dobré použít titul a pracovní pozici. Při náhodných setkáních, kde neznáte příjmení druhé osoby, může být použito pouze oslovení “herr”, “frau”.

 Němci nabízí jako pozdrav pevné, ale krátké potřesení ruky, které doprovází pozdrav “Gutten tag” (dobrý den). Někdy je používáno “Hallo”, na jihu používají “Gruss Gott”. Potřesení ruky provází také konec setkání.

 Pokud s obchodní partnerem jednáte poprvé, vyměňte si vizitky.

 Ačkoliv srdečné úsměvy jsou vítané a Němci jsou zdvořilí a pohostinní, fyzické a emocionální projevy by při úvodních jednáních měly být minimální. Oční kontakt je obecně očekáván při představování i konverzaci.

 Němci jsou jsou známí pro svou přímost a otevřenost, nepřetvařují se, povrchní a plytké rozhovory jsou málokdy vítány. Běhe konverzace jsou často návštěvníci vyzváni k vyjádření nározu na témata jako umění či mezinárodní události, co se politiky týká, měli byste být diskrétní.

 Pokud se zdraví blízcí přátelé, je běžné políbit pravou i levou tvář, při obchodních jednáních je to ale nevhodné.

 Němci se povětšinou nepředstavují cizincům, obzvláště pokud vědí, že nehovoří jejich jazykem. Ne všichni Němci hovoří anglicky a i ti, kteří angličtinu ovládají, se nemusí cítit při jejím používání pohodlně. I pokud neznáte mnoho Němců, většina z nich ocení, pokud se jejich jazyk naučíte.

Vedení schůzí

Pohotové vedení schůzky je pro jednání s německým obchodním partnerem rozhodující. Vykresluje vaši kompetenci, motivaci, obětavost pro uzavření dohody a vyzdvyhuje vaši profesionalitu. Následující body berte při vedení schůzky v Německu v úvahu.

 Primárním důvodem pro první schůzku je vzájemné poznání a zhodnocení, získání důvěry.

 Němci obvykle sjednávají obchod pár minut po hlavní diskusi.

 Jednání se drží striktní agendy, včetně jeho začátku a konce.

 Pošlete svým německým kolegum svůj profil a profil firmy ještě před návštěvou, je to důležité pro vaši hodnověrnost.

 Na schůzku doražte dobře připraven, vyhněte se těžko prodatelným taktikám a překvapením.

 Prezentace, ať už písemné nebo ústní, by měly být specifické, faktické, technické a realistické.

 Ujistěte se, zda vytištěný materiál máte dostupný v angličtině i němčině.

 Reporty, brífingy a prezentace by měly být podpořeny fakty, tabulkami a grafy.

 Němci nesnáší fígly a přehánění, ujistěte se, že můžete doložit vaše tvrzení relevantními daty. Případové studie a příklady jsou vysoce ceněné.

 Němci se necítí dobře, pokud čelí neočekávanému, všechny plány jsou obezřetně proracované.

 Při konverzaci udržujte oční kontakt

 Lze se domluvit i anglicky, je ale dobrý nápad najmout se tlumočníka, aby nedošlo k nedorozumění.

 Pokud vám nebylo dáno slovo nebo nemáte k danému tématu relevantní příspěvek, zůstaňte potichu.

 Němteří Němci vyjadřují na konci mítinku souhlas poklepáním kloubů o stůl.

Kroky následující po jednání

Po ukončení jednání s vaším německým obchodním partnerem příjde na řadu běžná po-meetingová procedura: Němci produkují množství emailů k dalšímu rozvedení a potvrzení proběhlé diskuse. Buďte vždy připraveni distribuovat informace a zápisky z jednání do 24 hodin po ukončení meetingu.

Rychlé reakce v této oblasti posilují význam jednání a redukují take potenciální “paměťové” chyby. Následujte jakákoliv rozhodnutí delegáta. Ujistěte se, že všichni zúčastnění porozuměli a vykonávají své úkoly, za které jsou zodpovědní, nejlépe jak umí. Nedokončené záležitosti umístěte do agendy příštího jednání. Buďte přístupní na telefonu několik dní po schůzce, osobní kontakt a snaha je důležitou součástí obchodní praxe v Německu.

Smlouvy jsou v Německu striktně dodržované. Podle německého práva dokonce platí, že pokud je dohody dosaženo po telefonu a jedna ze stran krátce na to potvrdí obsah v potvrzovacím dopise, druhá strana by měla vznést bez prodlení námitky, nebo bude obsah dopisu brán jako základ smlouvy. V zahraničních transakcích je tento postup aplikován jen v případě, že zahraniční partner písemně potvrdí dohodu a německý partner nenamítá (pokud tedy nemá zahraniční partner stejná pravidla ve své zemi).

Mnoho německých obchodníků dává své všeobecné obchodní podmínky na zadní stranu objednávek, faktur atd. Za jistých okolností se tyto podmínky mohou stát součástí dohody, pokud na ně není namítáno. V těchto případech je fakt, že si příjemce z důvodu neznalosti německého jazyka nebyl schopen tyto podmínky přečíst, neospravedlnitelný. Je tedy záhodno pro jistotu namítat obchodní podmínky obchodního partnera vždy.

Němečtí obchodníci jsou velmi formální, trávení společného času po jednáních nepříjde dříve, než je vybudován osobní vztah. V obchodních vztazích bude přesto vždy formalita převažovat.

Obchodní obědy

Během historie byla součástí Německa některá území sousedních zemí (Francie, Polska, Nizozemí, Belgie, Švýcarska, Dánska, Rakouska a Ruska) a regionální kuchyně tuto skutečnost odrážejí. Nelze tedy říci, že by existovalo samo o sobě typické německé jídlo, jde spíše o celou oblast německé kuchyně, která vykazuje podobné vlastnosti a kvality. Pokud tedy budete v Německu jíst, pamatujte na následující:

 Němci rádi jedí venku a není neobvyklé (a ani neakceptovatelné), že pod jejich stolem leží jejich pes.

 Obsluha je v restauraci zahrnuta v ceně, 5% navíc je považováno za rozumné dýško. To dejte číšníkovi či číšnici dohromady s penězi za jídlo (je to lepší řešení než nechávat peníze na stole)

 S přílivem zahraničních pracovníků po druhé světové válce bylo do německé kuchybě “adoptováno” mnoho zahraničních jídel: italské špagety a pizza se staly základem německé kuchyně. Turečtí imigranti významně ovlivnili fast foody – doner kebab je v Německu nejoblíbenějším jídlem rychlého občerstvení. Také čínská a řecká jídla jsou rozšířená a populární, indická a thajská kuchyně získavají taká na popularitě.

 Pivo a víno jsou přirozenou součástí jídla, alholické nápoje jsou hostům běžně nabízeny. Populární drink na závěr jídla je Schnapps, nepití alkoholu je však naprosto přijatelné. Netrvejte tedy na objednání alkoholu, pokud osoba odmítla. Odmítnutí drinku u Němce není známka plachosti nebo slušnosti, daná osoba zkrátka nechce pít. Pro některé kultury není běžné vidět teenagera objednávajícího si v restauraci a hospodách pivo, v Německu je legální věk pro konzumaci piva a vína 16 let, pro tvrdý alcohol 18 let.

Káva, která je v Německu velmi silná, je běžně podávána nejen k snídani, ale často i odpoledne s dortem. Čaj je vice oblíben na severozápadě.

Postoje k firemnímu stolování/jídlu

Firemní pohoštění se odehrává většinou v restauracích. Němci si užívají propojení gastronomického potěšení se zajímavou konverzací o potenciálních obchodech, ty aktuální však během oběda projednávány nejsou. Společné stolování je určené k budování osobních známostí, je to čas na vychutnání jídla, vína a dobré koncverzace.

Etiketa v restauracích

Existuje etiketa, které byste se měli při stolování v Německu držet, níže popsané body patří mezi ty nejdůležitější:

 Nezačínejte jíst, dokud nezačne sám hostitel nebo někdo nepoptřeje dobrou chuť (“Guten Appetit”).

 Nevhodné je pokládání loktů na stůl.

 Obě ruce musí být celý čas viditelné, nepokládejte je tedy do klína.

 Pokud chcete dát najevo, že jste dojedli, položte na pravou část talíře paralelně nůž přes vidličku.

 Nejčastějším přípitkem, pokud pijete vino “Zum Wohl!”, při pití piva “Prost” (na zdraví).

Pro další informace:

 Mind your Manners:

http://www.german-business-etiquette.com/10-business-dinners.html[en] [de]

 Germany: The travel destination

http://www.germany.travel/en/towns-cities-culture/gemuetlichkeit/food-drink/food-drink.html[de] [en] [es] [fr] [nl] [it] [ru] [pt] [pl]

Rady a typy

Toto jsou užitečné typy pro ty, kteří cestují nebo se chystají vyjet pracovat do Německa.

 Snižte sílu hlasu a chovejte se taktně, dostane se vám srdečné odezvy.

 Němci si nesmírně cení svého soukromí a osobního prostoru. Nepokládejte osobní otázky týkající se zaměstnání, platu, věku, rodiny a dětí ani když už mate vybudovaný přátelský vztah.

 Němci jsou formálnější a dochvilnější než většina zbytku světa, mají předepsané role, ze kterých zřídkakdy vystoupí.

 Muž nebo mladnší osoba by vždy měla kráčet po levici dámy.

 Tradiční dobré mravy požadují po muži aby přicházel na veřejná místa před ženou, je to symbol ochrany a muže, vedoucí ženu. Muž by měl otevřít dveře, žena vstoupit, zastavit, a na muže počkat. Muž by poté měl ženu dovést na místo určení. Pokud jdete do restaurace, může muž přenechat tuto roli vrchnímu.

 V Německu vždy pozdravte ženu první.

 Nebuďte dotčeni, pokud někdo opravuje vaše chování (například když parkujete Na špatném místě atd), je to považováno za společenskou povinnost.

 Lichotky mohou spíše uvést do rozpaků než potěšit, užívejte je opatrně a šetrně.

 Na veřejnosti se ovládejte a neztrácejte nervy, opak je hrubostí a známkou slabosti.

 Pokud do místnosti příjde starší nebo výše postavená osoba, povstaňte a pozdravte.

 Nekřičte a nebuďte na veřejnosti příliš hlasití, nedávejte nohy na nábytek a na veřejnosti nežvýkejte.

 Ženy jsou tradičně na vyšších postech v podnicích příjmány hůře, obzvláště pak cizinky si musí svou pozici vybudovat ihned, aby byly ve vedení společnosti brány vážně.